1.0. Main and Reserved List

 

The main and reserved list for Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments application results can be found in this link, METU result (https://sonuc-aciklama.metu.edu.tr/index.php?result_no=959) and E-Devlet Career Gate Platform (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/giris). You can enter to the system by using your E-Devlet password.

 

In case of withdrawal from the main candidates, the quota will be made available to the candidates on the reserve list, based on their score order, and information will be provided to the relevant participant by the International Cooperation Office.

 

​Please bear in mind that there will be reduction in the overall point of the granted participants for their next Erasmus+ KA171 applications. If the participants do not conduct their mobility yet, the reduction will be still applied because of being selected and granted in this call. 

 

 

2.0. Selection Criteria:

 

Applicants may visit this link in order to learn more about the application criteria used in the Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments.

Applicants’ information on METU years of service, the number of international projects and Q1/Q2 publications and the latest diploma were received from the relevant responsible departments and units of METU on 14.11.2023. Due to the points provided for Master's and Doctorate degrees (only for departments reporting to the Office of the President), the information obtained from the Personnel Department was compared with the diploma documents uploaded by the candidates to the application portal.

As stated in the application announcement, a preliminary acceptance is required for each institution applied to. For this reason, the preferences of the candidates who preferred more than one institution in the application form but uploaded the pre-admission document/e-mail for a single institution to the application system, and whose pre-admission document/e-mail was not uploaded, could not be taken into account. Similarly, institution preferences that candidates did not choose in the application form, but for which they uploaded a preliminary acceptance document to the application system, were also not taken into account.

Candidates who stated in the application form that the mobility activities will be carried out within the scope of artificial intelligence and digital skills, but did not upload a supporting document to the application system in this regard, were not provided with additional points in the relevant categories. As stated in the selection criteria document in the application announcement, "an official document must be submitted during the application" in order to obtain points in the relevant categories.

The previous participation status of the candidates submitted in the application form was confirmed by comparing it with the ICO participant lists. In applications for Erasmus+ KA171 Staff Mobility for Teaching, only Erasmus+ KA171 participations, which are the same activity type, are taken into account, and Erasmus+ KA131 activity participations are not included in the score calculation.

 

3.0. Required Procedures for Awarded Applications:

 

Applicants who submitted an invitation e-mail rather than the official invitation letter during the application period should obtain and send the official invitation letter (signed and stamped) to akkol@metu.edu.tr until 29 December 2023.

 

 

4.0. Withdrawal

 

Participants who would like to withdraw from the program need to inform ICO until 29 December 2023. We would like to remind you that participants who inform ICO after the deadline will need to be subjected to 10-point deduction during the next application calls.

 

The participants who are waiting in the reserved list will not receive point deduction for their future application’s overall score. If a granted main participant withdraws from the programme, the first participant in the waiting list will be selected and notified by ICO. They will have 1 month to notify ICO if they would like to withdraw from the program. Otherwise, there will be 10-point deduction for their future application’s overall score as well.

 

 

5.0. Duration of the Activities:

 

According to Erasmus+ KA171 program rules, duration of teaching mobility must be minimum 5 working days excluding travel time.

 

The teaching activity has to comprise a minimum of 8 hours for every 5 working days. For activities that will last more than 5 days, the minimum teaching hour must be calculated in proportion to the minimum requirement (e.g., 16 hours for 10 working days, 24 hours for 15 working days). If the teaching activity/teaching hours last less than the minimum requirements, the activity is considered as void by the funding body and the grant payment will not be made for the related activity.

The activity must take place until 15 September, 2024, which is the next application period.

 

6.0. Required Documents:

 

Before the Mobility:

• Official Invitation Letter (signed and stamped by the receiving institution and printed on a letterhead)
• Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – teaching form (confirmed by all required parties; the signature of Erasmus+ institutional coordinator will be received by ICO advisor

• Euro Account at Vakıfbank METU Branch

• Erasmus+ Staff Mobility Grant Agreement (filled and signed with the help of ICO advisor)

• Health Insurance

• Electronic Copy of Plane Ticket

• Visa Document (if necessary)

 

After the Mobility:

 

•  
  

  Certificate of Attendance (original document confirmed by the receiving institution)

•  
  

  Boarding passes (for round trip)

•  
  

  EU Survey (to be sent by ICO advisor)

 

7.0. Erasmus+ Grants:

 

7.1. Daily Grant Amounts

 

Daily Grant: 180 € for all countries (for mobility periods exceeding 14 days, daily grant is 126 €)

Daily grant is allowed for teaching days and travel days up to 2 days.

 

Even if the travel days exceed 2 days, it is not possible for beneficiaries to receive daily grants for more than 2 days of travel. In order to provide Erasmus+ funding for the travel days, the travel should take place outside of the teaching days.

 

7.2. Travel Grant by Distance

 

In addition to daily grants, participants will receive a travel support as well. The travel support is a fixed amount, independent of the price of plane tickets. The travel amount is calculated by using the “Distance Calculator” below:

 

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

 

The distance calculator is used to determine the distance between the location where the staff is residing (Ankara) and the place of activity. The kilometers in distance calculated by the distance calculator corresponds to the round-trip and the amount does not get multiplied by two. Travel support is provided regardless of the two-way ticket cost. If the round-trip ticket fee is more than the total travel support, no additional travel support will be given; if it is less, the remaining amount will not be requested back.

 

 

The International Cooperation Office can provide official visa support documents for our personnel who will receive a visa, but other travel arrangements such as passports, visas and flight tickets are the responsibility of our selected personnel. ICO is not responsible for expenses incurred due to disruptions in travel arrangements.

 

Green Travel

 

A distance-based travel grant is considered green travel if staff choose sustainable means of transport in both directions (e.g. rail, sea transport, car sharing with other Erasmus+ program beneficiaries or use of buses). The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the personnel can be considered within the scope of green travel is determined by submitting the relevant travel documents to the International Cooperation Office and evaluation by the Turkish National Agency.

​

 

7.3. A Sample of Grant Calculation

 

A visit to Albania for 1 week (5 days of teaching & 2 days of travel):

Total grant = 180*5 (mobility days) + 180*2 (travel days) + 275 (travel support) = 1535 €.

 

As stated in the grant agreements, participants selected with grants will receive 70% of their total Erasmus+ grants at the beginning of the program and the remaining 30% after the completion of the activity.

 

 

8.0. Status of Participants Without Erasmus+ Grant (“0” Grant)

 

Participants can participate in the activity without receiving a grant if they wish and have the approval of the institution/unit manager. The difference between non-grant personnel is that the personnel is not included in the budget calculations and no payment is made to them. Not receiving a grant is not a reason for staff not to be involved in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.

 

9.0. Additional Grant for Disabled Participants

 

For disabled participants, it is possible to receive additional grants to meet their specific needs. In order for the disabled staff to be given additional grants, METU ICO is required to request additional grants from the Turkish National Agency. The applications for additional grants should be made during the term of the contract, but in any case, up to 60 days before the contract end date. The Turkish National Agency will evaluate each application specifically and determine whether the additional grant can be granted, and if so, the appropriate grant amount. In order to learn more about the application forms, you may contact METU ICO.

 

10.0. Objection to Selection Results:

 

Academic staff who would like to object to the selection results can apply to ICO with a written petition within one week from the date of the announcement. The written applications will be evaluated by the University Exchange Programs Commission.

 

If you have any questions about the Program, you can contact METU International Cooperations Office (ICO): Mrs. Burcu Akpınar (ICO Coordinator); akkol@metu.edu.tr; 210 7180

 

 

1.0. Asil ve Yedek Sonuç Listesi

 

15 Eylül-30 Ekim, 2023 tarihleri arasında alınan Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru dönemi sonuçları bu linkte, ODTÜ sonuç sayfasında (https://sonuc-aciklama.metu.edu.tr/index.php?result_no=958) ve E-Devlet Kariyer Kapısı platformunda (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/giris) sunulmuştur. E-Devlet şifrenizi kullanarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

Asil adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcıyla Uluslararası İşbirliği Ofisi tarafından bilgi sağlanacaktır.  

Seçilen adayların bir sonraki Erasmus+ KA171 personel hareketliliği başvurularında puan kesintisi uygulanacaktır. Puan kesintisi uygulaması için adayların bu başvuru dönemi kapsamında seçilmiş olmaları (hareketlilik faaliyetlerini henüz gerçekleştirmeseler dahi) yeterli olacaktır.

 

¨ 

Başvuru ilanındaki kurum/hibe listesinde belirtildiği üzere yerleştirme sürecinde, diğer hareketlilik türlerinden kalan bütçelere göre maksimum hareketlilik sürelerinde artış yaşanan bölgeler söz konusu olmuştur. Ayrıca yine başvuru ilanında açıklandığı üzere aynı bölgede yer alan ülkeler arasında bütçe ve kota aktarımı yapılarak üniversitemiz bünyesinde daha çok sayıda personelin programdan yararlanmasını sağlamak amacıyla, adayların puanlama ve ülke tercihleri kapsamında maksimum sayıda personelimizin programa hibeli olarak yerleştirilmesi sağlanmıştır.

 

¨ 

Başvuru ilanında belirtildiği üzere başvurulan her kurum için bir ön kabul alınması gerekmektedir. Bu nedenle, başvuru formunda birden fazla kurum tercihinde bulunan, ancak başvuru sistemine tek bir kurum için ön kabul belgesi/e-maili yükleyen adayların, ön kabul belgesi/e-maili yüklenmemiş tercihleri dikkate alınamamıştır. Benzer şekilde, adayların başvuru formunda tercih etmediği, ancak başvuru sistemine ön kabul belgesi yüklediği kurum tercihleri de dikkate alınamamıştır.

 

¨ 

Başvuru formunda hareketlilik faaliyetlerinin yapay zekâ ve dijital beceri kapsamında gerçekleşeceğini belirten, ancak başvuru sistemine bu doğrultuda destekleyici bir belge yüklememiş adaylara ilgili kategorilerde ek puan sağlanamamıştır. Başvuru ilanındaki seçim kriterleri belgesinde de belirtildiği üzere ilgili kategorilerde puan sağlanabilmesi için “başvuru sırasında resmî belge ibraz edilmelidir”. Benzer şekilde herhangi bir dil belgesi veya sonucu yüklememiş olan veya dil puanı başvuru ilanında belirtilen minimum koşulun altında kalan adaylar için ilgili kategoride ek puan sağlanamamıştır.

 

¨ 

Adayların, başvuru formunda ibraz ettikleri önceki katılım durumları, UİO katılımcı listeleri ile karşılaştırılarak teyit edilmiştir. Erasmus+ KA171 Personel Hareketliliği Eğitim Alma başvurularında, yalnızca aynı faaliyet türü olan Erasmus+ KA171 katılım durumları dikkate alınmış, Erasmus+ KA131 faaliyeti katılımları ise puan hesaplamasına katılmamıştır.

 

¨ 

Adayların ODTÜ hizmet süreleri ve aldıkları son diploma türü bilgileri ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilmiştir. Yüksek Lisans ve Doktora derecelerine sağlanan puan sebebiyle Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilen bilgiler adayların başvuru portalına yükledikleri diploma belgeleri ile karşılaştırılmıştır.

2.0. Seçim Kriterleri

 

Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterleri ekte görülebilir.

 

3.0. Seçilen Personelin İzlemesi Gereken Süreç

 

Başvuru sırasında gidilmesi planlanan kurumdan alınan resmi kabul mektubunu teslim etmemiş olan katılımcıların 29 Aralık 2023 tarihine kadar ilgili kurumdan imzalı ve mühürlü davet mektubunu edinmeleri ve akkol@metu.edu.tr adresine göndermeleri gerekmektedir.

Programa katılmaktan vazgeçen adayların da 29 Aralık 2023 tarihine kadar Uluslararası İşbirliği Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekmektedir. Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne bu tarihten sonra bildirilen çekilme kararları için adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır.

Yedek (Hibesiz) olarak seçilen adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanmayacaktır. Asil (Hibeli) adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki Yedek (Hibesiz) adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcılara Asil (Hibeli) aday statüsüne geçtikleri bilgisi Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından sağlanacaktır. Söz konusu adayların programa katılmaktan vazgeçmeleri halinde 1 ay içerisinde Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekecektir. İlgili bilgilendirmenin 1 ay içerisinde yapılmaması halinde adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır. 

 

4.0. Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 5 iş günü olmalıdır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 5 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken minimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe hibe sağlanır. Ancak seyahat günü hibesinin sağlanabilmesi için seyahat günlerinin faaliyet süresine dâhil olmaması gerekmektedir.

 

Eğitim alma faaliyetinin, bir sonraki başvuru dönemi olan 15 Eylül, 2024 tarihine kadar gerçekleşmesi gerekmektedir.

 

5.0. 2023-2024 Akademik Yılı Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliğinde Kullanılacak Belgeler

 

Hareketlilik Öncesinde

• Karşı kurumdan alınmış resmi davet/kabul mektubunun UİO’ya teslim edilmesi

• Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – training formunun doldurulması ve gerekli kurumlardan imza alınarak UİO’ya teslim edilmesi (katılımcıların eğitim alma faaliyetine ilişkin programlarını ilgili formun “activities to be carried out” kısmına, programın her gününe bir eğitim alma faaliyeti olacak şekilde detaylıca eklemeleri gerekmektedir; Erasmus+ kurum koordinatörü imzası UİO danışmanı tarafından alınacaktır)

• Uçak biletlerinin elektronik kopyası

• Personelin yurtdışında geçireceği süreyi ve ülkeyi kapsayan sağlık sigortasının poliçesi

• ODTÜ Vakıfbank şubesinde açılmış Euro hesabı bilgilerinin UİO’ya iletilmesi

• Erasmus+ Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesinin UİO danışmanı ile birlikte doldurulması gerekmektedir.

Hareketlilik Sonrasında

• Karşı kurum tarafından onaylanmış katılım sertifikasının orjinali ile

• Biniş kartlarının (boarding pass) ve/veya pasaportun giriş-çıkış damgalarının bulunduğu sayfalar ile kimlik sayfasının UİO’ya teslim edilmesi

• UİO tarafından iletilecek olan çevrimiçi AB anketinin doldurularak UİO’ya bilgi verilmesi gerekmektedir.  

 

6.0. Erasmus+ Hibeler

6. 1. Erasmus+ Günlük Hibe Miktarları

Erasmus+ KA171 Personel Eğitim Alma faaliyetinden yararlanacak personele verilecek olan gündelik hibe miktarı tüm ülkeler için günlük 180 Avro’dur. 14 günü aşan hareketliliklerde günlük hibe miktarı 126 Avro olmaktadır. Programdan hibesiz olarak yararlanmak da mümkündür.

Toplam seyahat süresinin 2 günü aştığı durumlarda aşan günler için hibe ödenmemektedir (seyahat günleri için maksimum 2 günlük ödenir). Seyahat günleri adına bireysel hibe ödemesi yapılabilmesi için seyahat günlerinin, eğitim alma faaliyetinin gerçekleştiği günlerden farklı günlerde gerçekleşmesi gerekmektedir.

6.2. Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmektedir.

Seyahat desteği çift yönlü bilet ücretinden bağımsız olarak verilmektedir. Gidiş-dönüş bilet ücreti toplam seyahat desteğinden fazla olursa ek seyahat desteği verilmeyecek, az olursa kalan meblağ geri istenmeyecektir.

Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm  

 

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden (Ankara), faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

 

Uluslararası İş Birlikleri Ofisi, vize alacak personelimiz için resmi vize destek belgesi sağlayabilir, ancak bunun dışındaki pasaport, vize ve uçak bileti gibi seyahat ayarlamalar seçilen personelimizin sorumluluğundadır. Seyahat ayarlamalarında yaşanan aksaklıklar nedeniyle oluşan masraflar UİO sorumluluğunda değildir.

 

*Yeşil Seyahat

Personelin her iki yönde de sürdürülebilir ulaşım araçlarını tercih etmesi durumunda (örneğin demiryolu, deniz taşımacılığı, diğer Erasmus+ programı yararlanıcılarıyla araç paylaşımı veya otobüs kullanımı), mesafeye dayalı seyahat hibesi, yeşil seyahat olarak kabul edilir. Hibe miktarı tablonun ilgili kısmına göre hesaplanır. Personelin yeşil seyahat kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ilgili seyahat belgelerinin Uluslararası İş Birliği Ofisine iletilmesi ve Türkiye Ulusal Ajansının değerlendirilmesi ile belirlenmektedir.

 

6.3. Örnek Hibe Hesaplaması

 

Örneğin Arnavutluk’ta gerçekleşecek 5 günlük eğitim alma faaliyeti için aşağıdaki şekilde hibe hesaplaması yapılır:

180*5 (hareketlilik günleri) + 180*2 (seyahat günleri) + 275 (seyahat desteği) = 1535 €.

Hibe sözleşmelerinde de belirtildiği üzere hibeli olarak seçilen katılımcılar, toplam Erasmus+ hibelerinin %70’ini program başında, kalan %30’u ise faaliyetin tamamlanmasının ardından alacaklardır.

 

7.0.  Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu

 

Personel istediği ve kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

 

8.0. Engelli Yararlanıcılar için Ek Hibe Desteği

Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır.

 

9.0. Seçim Sonuçlarına İtiraz Süresi

Yukarıda belirtilen kriterlere göre yapılmış seçim sonuçlarına itirazı olan personelin ilan tarihinden itibaren 1 hafta içerisinde Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne yazılı olarak başvuru yaparak itirazını dile getirmesi gerekmektedir. Yapılacak itirazlar Üniversite Değişim Programları Komisyonu tarafından değerlendirilecektir. 

 

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne ulaşabilirsiniz: Burcu Akpınar, akkol@metu.edu.tr; 210 7180 

 

 

 

Date: 07/11/2023

IMPORTANT ANNOUNCEMENT 

The applications to Erasmus+ KA131 Short-Term Doctoral Traineeship within the 2023 project term will be held between 08.11.2023 – 15.12.2023, by 16:00. 

In this call, 14 doctoral /post-doc students are expected to be granted from the Erasmus+ funds.

The traineeship period of the selected/placed applicants must be completed before 15 September 2024.

IMPORTANT

Please bear in mind that:

- Doctoral students/new graduates (post-doc) who will perform internship mobility within the scope of Short-Term Doctoral Mobility can carry out their activities in a business abroad, a research institute, a laboratory, an organization or another relevant workplace. Internship mobility may include related research activities of doctoral candidates.

     

Who can apply?

- Candidates must be full-time students enrolled in a doctoral program at METU or continuing their post-doc studies at METU at the time of application.

-Candidates must have a signed and stamped official acceptance letter from the institution where they will do their traineeship and upload these letters to the online system during the application. A pre-admission letter/e-mail message will also be accepted during the application process.

- Candidates must have a CGPA of at least 3.00 (above 4.00).

- Candidates must have taken any of the English exams accepted by METU or OSYM within the last 5 years and must have this exam result. Valid and relevant language test result must be uploaded to the online system at the time of application.

Start and End Dates of the Application

The application period is 08.11.2023 – 15.12.2023. The application period will end at by 16:00.

How to Apply?

      All application, selection and placement of traineeship program will be carried out online and through the E-Devlet Career Gate platform initiated by the Turkish National Agency. Application documents should not be physically transmitted, but only uploaded to the relevant section of the Application Portal. It is essential to strictly adhere to the specified date range in order to carry out the online application processes and upload the application documents online.

         The application portal, which is configured on the E-Devlet Career      Gate platform, will be closed on 15.12.2023 at 16:00. After the specified date and time, no applications or documents can be uploaded into the system. Application procedures will be carried out only through the National Agency Application Portal: https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/  

     During the online application, applicants will be asked to submit an acceptance letter obtained from a firm/institution where the traineeship will take place to the system. Late submissions will not be accepted. 

         The acceptance letters should be signed, stamped and written on a headed paper (antetli kağıt) and include:

         - dates & subject of the traineeship

         - name of the institution where the traineeship will take place

         - name and function of the person who signs the letter

         In the acceptance letters, it should be specified that the applicants will work as a trainee rather than a researcher. Those letters including such notions as “research” or “scientific study” will not be accepted. 

It is obligatory to have a valid English test score from an exam which was taken within the last 5 years before the application deadline and the test must be one of the exams recognized by METU or organized OSYM.

The traineeship period of the selected/placed applicants must be completed before 15 September 2024.

For the application to be valid, the acceptance letters will be evaluated and should be approved by International Cooperations Office of METU (ICO). During the application period, ICO officers will regularly review the acceptance letters according to the criteria indicated above from the application system. The applicants will be able to make changes in the acceptance letters during the application period. 

. The eligibility/validity of the acceptance letter will be decided based on the last version uploaded to the online application system by 15.12.2023 before 16:00. Hence, it will not be possible to upload any edited document after this deadline.  

Minimum CGPA Requirement for Application

Interested doctoral/post-poc students must have at least 3,0 CGPA out of 4,0.

Language Proficiency Requirement

It is obligatory to have a valid English test score from an exam which was taken within the last 5 years before the application deadline and the test must be one of the exams recognized by METU or organized by OSYM. Without such a valid English test score, the application will not be completed and will not be considered for evaluation. . The valid score can be one of the following options:

International Cooperations Office will discontinue holding English Proficiency Exam for Exchange Programs (EPEEP) based on the University Senate decision given on December 29, 2021. No EPEEP exam will be held starting from 2022. However, students interested in applying to ICO programs such as Erasmus+, Overseas Exchange or Mevlana will be able to bring any English language score taken within the last 5 years before the application period. These scores must be one of the METU or OSYM (YDS/e-YDS/YÖKDİL) recognized exams. Please check which exams are recognized by METU or OSYM from the link and prepare your valid score. You need to upload your language score which is recognized on the application system which will be checked for the validity and eligibility by ICO. The table below will be used for conversion of METU's recognised exams into a grading scale ranging from 1 to 100, the highest score. Then the online system will calculate its 50% for the selection purposes (see Selection Criteria section) as explained below:

 

Equivalance Table for METU IYS to other English exams

 

Selection Criteria

-A separate quota will be allocated for Research Assistants who are continuing their doctoral studies or carrying out post-doc studies. If this quota is not met, other candidates may be placed in the available quotas at the end of the evaluation.

- According to the rules of the National Agency, the placement scores of the candidates in this program will be based on 50% CGPA and 50% English Language score.

- Candidates who are relatives of Martyrs / Veterans will be given +15 points if they submit an official document during their application.

- Candidates who are under protection under the Law No. 2828 will be given +10 points if they submit an official document during their application.

- Disabled candidates will be awarded +10 points if they submit their disability report during their application.

-10 points will be added to the overall score of the students who themselves or their first-degree relatives receive disaster aid from AFAD. The proving documents (the document which shows the AFAD aid could be downloaded from e-devlet system) must be submitted to the online application system during the application period.

-10 points will be deduced from the overall grade of the students who have benefited from Short-Term Doctoral Erasmus applications. Even though the participants do not conduct their mobility yet; 10 points will be deducted because of being selected and granted before.

-10 point will be deduced from the overall grade of those international students who apply for the countries that they have their citizenships.

 **To get these additional points, applicants have to submit their official proofs by 15.12.2023 to online application from e-Devlet. It is the applicants’s own responsibility to provide valid and reliable proofs.

Duration of the Activity

METU Rules:

In order to provide mobility opportunities for a higher number of students and because of the budget limitations at METU, candidates to be selected for this type of mobility within the scope of the existing Erasmus+ KA131 budget opportunities will be granted for a minimum of 5 days and a maximum of 14 days.

Program Rules:

Within the scope of the program, internship mobility can be carried out between a minimum of 5 days and a maximum of 30 days

Eligable Countries 

Program-Related Countries

Austria, Denmark, Finland, France, Ireland, Italy, Liechtenstein, Norway, Sweden, Belgium, Cyprus (Güney Kıbrıs) Germany, Greece, Iceland, Luxemburg, The Netherlands, Portugal, Spain, Malta, Bulgaria, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Poland, Romania, Slovakia, Macedonia, Czech Republic, Crotia, Slovenia, Serbia, United Kingdom

Non-Programme-Related Countries

Western Balkans (Region 1)	Albania; Bosnia and Herzegovina; Kosovo; Montenegro
Neighborhood East (Region 2)	Armenia; Azerbaijan; Belarus; Georgia; Moldova; Territory of Ukraine as recognised by international law
South- Mediterranean countries (Region 3)	Algeria; Egypt; Israel; Jordan; Lebanon; Libya; Morocco; Palestine; Syria; Tunisia
Russian Federation (Region 4)	Territory of Russia as recognised by international law
Asia (Region 5)	Bangladesh, Bhutan, Cambodia, China, DPR Korea, India, Indonesia, Laos, Malaysia, Maldives, Mongolia, Myanmar, Nepal, Pakistan, Philippines, Sri Lanka, Thailand and Vietnam High income countries: Brunei, Hong Kong, Japan, Korea, Macao, Singapore and Taiwan
Central Asia (Region 6)	Afghanistan, Kazakhstan, Kyrgyzstan, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan
Middle East (Region 7)	Iran, Iraq, Yemen High income countries: Bahrain, Kuwait, Oman, Qatar, Saudi Arabia, United Arab Emirates
Pacific (Region 8)	Cook Islands, Fiji, Kiribati, Marshall Islands, Micronesia, Nauru, Niue, Palau, Papua New Guinea, Samoa, Solomon Islands, Timor-Leste, Tonga, Tuvalu, Vanuatu High income countries: Australia, New Zealand
Sub-Saharan Africa (Region 9)	Angola, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroon, Cabo Verde, Central African Republic, Chad, Comoros, Congo, Congo - Democratic Republic of the, Côte d’Ivoire, Djibouti, Equatorial Guinea, Eritrea, Eswatini, Ethiopia, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Kenya, Lesotho, Liberia, Madagascar, Malawi, Mali, Mauritania, Mauritius, Mozambique, Namibia, Niger, Nigeria, Rwanda, Sao Tome and Principe, Senegal, Seychelles, Sierra Leone, Somalia, South Africa, South Sudan, Sudan, Tanzania, Togo, Uganda, Zambia, Zimbabwe
Latin America (Region 10)	Argentina, Bolivia, Brazil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Uruguay and Venezuela
Caribbean (Region 11)	Antigua & Barbuda, Bahamas, Barbados, Belize, Cuba, Dominica, Dominican Republic, Grenada, Guyana, Haiti, Jamaica, St Kitts and Nevis, St Lucia, St Vincent & Grenadines, Suriname and Trinidad & Tobago
Region 12	United States of America, Canada
Region 13	Andorra, Monaco, San Marino, Vatican City State
Region 14	Faroe Islands, Switzerland, United Kingdom.

 

Students can participate in the Erasmus program more than once. The same student may receive grants for mobility periods totaling up to 12 months per each cycle of study (UG, MS, Ph.D.), independently from the number and type of mobility activities. This means the duration of Erasmus grants for Erasmus traineeship mobility and Erasmus student mobility and in a specific cycle of study for a student can be maximum of 12 months.

 2023 Project Term Erasmus+ Traineeship Grants in Euros (daily)

 An individual support grant can be awarded for one travel day before the activity and one travel day following the activity.

Duration of Activity	Grant Amount (Program-Related and Non-Programme-Related Countries)
Up to and including 14 days of physical mobility	79 € (per day)
From 15 to 30 days of physical mobility	56 € (per day)

 

Within the scope of Short-Term Doctoral Mobility, the following amounts of Additional Grant Support can be provided to participants with fewer opportunities.

 

Top-up Amount

Duration of Activity	Top-up amount for students with fewer opportunities
Up to and including 14 days of physical mobility*	100 € (per day)
From 15 to 30 days of physical mobility*	150 € (per day)

 * In this case, no additional support is given for the traineeship.

 

In the case of budget limitations, it is also possible to participate in the program without receiving any grant. Those applicants who would like to participate in the program without a grant need to make the application and their applications need to be evaluated as the others. Those participants with zero grants have to fulfill the rights and obligations of the program.

Students who would like to withdraw from the Erasmus traineeship program should inform ICO about withdrawal decision latest by January 30, 2024. Please bear in mind that students who withdraw from the program after January 30, 2023, except for the force- majeure cases, will lose 10 points for their future Short-term Doctoral Erasmus applications at the same study cycle (academic level).

Announcement date of application results: The results will be announced towards end of December, 2023 (expected)

Students may be required to obtain a visa for the traineeship period. Please keep in mind that visa procedures may take a long time and students may have to pay fees for visa application (fee amounts vary). Please consult with the embassy of the related country.

 

For your questions, you can contact with International Cooperations Office

 Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)