Announcement Date: 27.11.2023

Main List (Granted) and Waiting List

The main list and the waiting list for Erasmus+ KA131 Staff Mobility for Teaching Assignments application results can be found in the link below: 

(The application results are NOT the final version. The list may be subject to change according to the evaluation of the objections received during the objection period) 

Application Results (PDF)

The Results are also shared in the E-Devlet system (https://turnaportal.ua.gov.tr/).

Applicants’ information on terms of office, the number of international projects, the number of Q1/Q2 publications and the latest diploma were received from the relevant responsible departments and units of METU on 14.11.2023. While calculating the previous mobilities and the regarding scores, the participation until 14.11.2023 was taken into account. Due to the points provided for Master's and Doctorate degrees (only for departments reporting to the Office of the President), the information obtained from the Personnel Department was compared with the diploma documents uploaded by the candidates to the application portal.

Selection Criteria:

You may check this link in order to learn more about the application criteria used in the Erasmus+ KA131 STA applications. 

Based on the evaluation of the METU Personnel Directorate (PDB) and the decision of METU Exchange Programs Selection Committee, those staff “responsible for teaching” were defined as Dr. Faculty Member, Assoc. Dr., Prof. Dr., and Lecturer (excluding those employed under the law no. 7100). Therefore, since those working in an academic department part-time, at their own will and/or invitation of a unit as well as Research Assistants and/or Lecturers (those employed under the law no. 7100) cannot apply to the program since they are not defined as “responsible for teaching”.

- If candidates uploaded an acceptance letter/pre-acceptance document that does not meet the minimum requirements specified in the application announcement to the application system within the application dates, the relevant application was deemed invalid due to the submission of an "invalid acceptance document". 

- If candidates have checked the artificial intelligence and digital skills options regarding the content of their activities, as stated in the selection criteria document in the application announcement, an official document must be submitted during the application to provide points in the relevant categories. For this reason, candidates who did not submit a document in this direction (such as stating in their acceptance letters that the content of their activities will be in this direction) were not awarded the relevant additional points, even if they checked these options on their application forms.

Required Procedures for Awarded Applicants:

Applicants who submitted an invitation e-mail rather than the official invitation letter during the application period should obtain and send the official invitation letter (signed and stamped) to eropeanmobilty@metu.edu.tr until 29 December 2023.

Participants who are selected as Granted Participants (Asil Hibeli) and  would like to withdraw from the program should inform ICO until 01.01.2024.  For those Granted Participants who inform ICO after the deadline, there will be 10 point deduction for their future application’s overall score.

The participants who are selected as Not Granted (Yedek Hibesiz) will not receive point deduction for their future application’s overall score. If a Granted Participant withdraws from the programme, the first participant in the waiting list will be a Granted Participant and will be notified by ICO. They will have 1 month to notify ICO if they would like to withdraw from the program. Otherwise, there will be 10 point deduction for their future application’s overall score.

10 points will be decreased from the granted participants for their next Erasmus applications (with European countries). Even though the participants do not conduct their mobility yet; 10 points will be decreased because of being selected and granted in this call.

The objections to the results can be made via e-mail (a written petition) to europeanmobility@metu.edu.tr within one week from the date of the announcement (by 03.12.2023 at 17.00 o'clock at the latest). The objections will be evaluated by the University Exchange Programs Commission. 

The receiving organisation must be a Programme Country HEI awarded with an ECHE. Before the mobility takes place, both the academic department in METU and partner HEI must sign an interinstitutional agreement. You may visit the below website in order to find the list of current Erasmus+ agreements within the framework of Erasmus+ KA131 STA:

https://ico.metu.edu.tr/teaching-mobility-3

If applicants would like to visit a non-partner HEI, they may talk with the related institution in order to initiate Erasmus+ interinstitutional agreement. The Erasmus+ interinstitutional agreement must be finalized before the mobility takes place.

Duration of the Activities

 

The teaching activity can take place between 2 days and 5 days excluding travel time. In order to provide mobility opportunity for higher number of staff, the maximum duration of the mobility period for STA is limited to 5 days (excluding travel time) by METU Exchange Programs Commission. In all cases, a teaching activity has to comprise a minimum of 8 hours of teaching per week (or any shorter period of stay). If the teaching activity/teaching hours last less than 2 days/8 hours (minimum requirement), the activity is considered as void and the grant payment is not made for the related activity. 

While calculating the grant, a grant is provided for 2 days of travel in addition to a maximum of 5 days of activity. However, in order for the travel day grant to be paid, the travel day must not be included in the activity period.

The activity must be completed until the next application period, which is 15 September 2024. It is not possible for the beneficiaries to conduct their mobility afterwards.

 

Erasmus+ Funding  

 

Daily Grant Amounts

 

Groups	Countries	Daily Grant (Euro)
1. Group	Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, UK*, Switzerland*	162
2.  Group	Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece	144
3.  Group	Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia	126

  

 * 

For mobilities to the UK and Switzerland, a quota of 2 teaching staff was allocated from the granted group. The teaching staff who preferred a higher education institution in England or Switzerland in their applications was ranked among themselves for the grant according to their total points.

 

Travel Amount by Distance

 

In addition to daily grants, participants will receive a travel support as well. The travel support is a fixed amount and paid once, independent of the price of plane tickets. The travel amount is calculated by using the “Distance Calculator” below:

 

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

 

The distance calculator is used to determine the distance between the location where the staff is residing and the place of activity. The kilometers in distance calculated by the distance calculator corresponds to the round-trip and the amount does not get multiplied by two.

 

Obtained “km” Value	Grant Amount (€)	Green Travel Grant Amount (€)
10-99 km	23
100-499 km	180	210
500-1999 km	275	320
2000-2999 km	360	410
3000-3999 km	530	610
4000-7999 km	820
+8000 km	1.500

 

*Green Travel

In case the staff member prefers sustainable means of transport in both directions (e.g. using railway, maritime transport, car-pooling with other Erasmus+ programme beneficiaries or using bus), the distance-based travel grant is considered as green travel. The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the staff member can be considered within the scope of green travel is determined by the submission of the relevant travel documents to the International Cooperation Office and the evaluation of the Turkish National Agency.

 

Additional Grant for Disabled Participants

For disabled participants, it is possible to receive additional grants to meet their specific needs. In order for the disabled staff to be given additional grants, METU is required to request additional grants from the Turkish National Agency. Applications for additional grants should be made during the term of the contract, but in any case, up to 60 days before the contract end date. The Turkish National Agency will evaluate each application specifically and determine whether the additional grant can be granted, and if so, the appropriate grant amount. In order to learn more about the application forms, you may contact METU ICO.

 

Erasmus Staff Mobility without Grant (Zero-Grant)

 

It is possible to participate in Erasmus+ KA131 programme without getting any grant. Those staff members who would like to participate in the programme on a zero-grant basis need to submit an application to ICO under the current call and their applications will be evaluated along with all the others. Those participants with zero grant also have to fulfil the obligations of the program.

 

Contact

 
europeanmobility@metu.edu.tr

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

 
* The Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) provides the general quality framework for European and international cooperation activities a higher education institution may carry out within Erasmus+. The award of an ECHE is a pre-requisite for all higher education institutions located in a Programme country and willing to participate in learning mobility of individuals and/or cooperation for innovation and good practices under Erasmus+

Announcement date: 27.11.2023

English version below.

Değerli ODTÜ Mensupları,

2023 Proje Bütçesi Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru sonuçlarına E-Devlet Kariyer Kapısı platformunda (https://turnaportal.ua.gov.tr/) sunulmuştur. E-Devlet şifrenizi kullanarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

Başvuru sonuç Listesine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz: (Başvuru sonuçları Kesin Liste DEĞİLDİR. İtiraz dönemi sonrasında listede günceleme olabilecektir. Kesin sonuçlara yönelik duyuru ayrıca yapılacaktır.)

Genel Başvuru Sonuç Listesi (PDF)

İngiltere/İsviçre Kontenjanı Başvuru Sonuç Listesi (PDF)

 

Listelerde kullanılan ODTÜ hizmet süreleri ve kadro türü 14 Kasım 2023 tarihinde Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilmiştir.

Asil (Hibeli) adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki Yedek (Hibesiz) adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcılara Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından bilgi sağlanacaktır.  

Seçim Kriterleri

Yerleştirmelerinde kullanılan seçim kriterlerine bu linkten ulaşabilirsiniz.

-         

Adayların başvuru sistemine başvuru tarihleri içerisinde başvuru ilanınında belirtilen minimum şartları sağlamayan kabul mektubu/ön kabul belgesi yüklemiş olmaları halinde, ilgili başvuru "geçersiz kabul belgesi" ibrazı nedeniyle geçersiz sayılmıştır. 

-         

Adaylarımızın faaliyetlerinin içeriklerine ilişkin yapay zeka ve dijital beceri seçeneklerini işaretlemiş olmaları halinde, başvuru ilanındaki seçim kriterleri belgesinde de belirtildiği üzere, ilgili kategorilerde puan sağlanabilmesi için başvuru sırasında resmi belge ibraz edilmesi gerekmektedir. Bu sebeple bu doğrultuda bir belge ibraz etmemiş olan (kabul mektuplarında faaliyet içeriklerinin bu yönde olacağının belirtilmesi gibi) adaylara, başvuru formlarında bu seçenekleri işaretlemiş olsalar dahi ilgili ek puan verilmemiştir.

-         

Başvuru kriterlerinde belirtilen şartları taşımayan bir dil belgesi/sonucu yüklemiş veya herhangi bir dil belgesi/sonucu yüklememiş adaylar için dil puanı verilmemiştir.

 

Seçilen Personelin İzlemesi Gereken Süreç

 

Başvuru sırasında gidilmesi planlanan kurumdan alınan resmi kabul mektubunu teslim etmemiş olan katılımcıların 29 Aralık 2023 tarihine kadar ilgili kurumdan imzalı ve mühürlü davet mektubunu edinmeleri ve europeanmobilty@metu.edu.tr adresine göndermeleri gerekmektedir.

Asil (Hibeli) olarak seçilen ve programa katılmaktan vazgeçen adayların 1 Ocak 2024 tarihine kadar Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekmektedir. Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ne bu tarihten sonra Asil (Hibeli) adaylar tarafından bildirilen çekilme kararları için adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır.

 

Yedek (Hibesiz) olarak seçilen adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanmayacaktır. Asil (Hibeli) adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki Yedek (Hibesiz) adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcılara Asil (Hibeli) aday statüsüne geçtikleri bilgisi Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından sağlanacaktır. Söz konusu adayların  programa katılmaktan vazgeçmeleri halinde 1 ay içerisinde Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekecektir. İlgili bilgilendirmenin 1 ay içerisinde yapılmaması halinde adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır. 

 

Başvuru sonuçlarına yönelik itirazlar sonuç ilanını takip eden bir hafta içerisinde (03.12.2023 saat 17.00!a kadar) europeanmobility@metu.edu.tr adresine e-mail yoluyla iletilebilir. İlgili dönüş tarafınıza sağlanacaktır.

 

Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgari ve Azami Süreler

 

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 ve en fazla 5 iş günü olmalıdır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken minimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe bireysel hibe sağlanır. Ancak seyahat günleri adına bireysel hibe ödemesi yapılabilmesi için seyahat günlerinin, eğitim alma faaliyetinin gerçekleştiği günlerden farklı günlerde gerçekleşmesi gerekmektedir.

 

Eğitim alma faaliyetinin, bir sonraki başvuru dönemi olan 15 Eylül, 2024 tarihine kadar gerçekleşmesi gerekmektedir.

 

Erasmus+ Hibe Miktarları

 

Erasmus+ Günlük Hibe Miktarları

 

Groups	Countries	Daily Grant (Euro)
1. Group	Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, UK*, Switzerland*	162
2.  Group	Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece	144
3.  Group	Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia	126

 

* İngiltere ve İsviçre'ye yapılacak hareketlilikler için hibeli grup içerisinden 3 kişilik kontenjan ayrılmıştır. Başvurularında İngiltere veya İsviçre'de bulunan bir yükseköğretim kurumunu tercih eden personellimiz toplam puanlarına göre hibe için kendi aralarında sıralanmıştır.

 

Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmektedir.

Seyahat desteği çift yönlü bilet ücretinden bağımsız olarak, sabit ve tek seferlik verilmektedir. Gidiş-dönüş bilet ücreti toplam seyahat desteğinden fazla olursa ek seyahat desteği verilemeyecek, az olursa da kalan meblağ geri istenmeyecektir.

Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

 

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm   

 

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

 

Elde edilen “km” değeri	Seyahat Desteği Miktarı (€)	Yeşil Seyahat Desteği Miktarı (€)
10-99 km	23
100-499 km	180	210
500-1999 km	275	320
2000-2999 km	360	410
3000-3999 km	530	610
4000-7999 km	820
+8000 km	1.500

 

Yeşil Seyahat

Personelin her iki yönde de sürdürülebilir ulaşım araçlarını tercih etmesi durumunda (örneğin demiryolu, deniz taşımacılığı, diğer Erasmus+ programı yararlanıcılarıyla araç paylaşımı veya otobüs kullanımı), mesafeye dayalı seyahat hibesi, yeşil seyahat olarak kabul edilir. Hibe miktarı tablonun ilgili kısmına göre hesaplanır. Personelin yeşil seyahat kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ilgili seyahat belgelerinin Uluslararası İşbirliği Ofisine iletilmesi ve Türkiye Ulusal Ajansı’nın değerlendirilmesi ile belirlenmektedir.

 

Hibesiz Yararlanma Durumu

İdari personelin kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılması mümkündür. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

 

Engelli Yararlanıcılar için Ek Hibe Desteği

Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır. Başvuru formları, Merkezin internet sitesinde, [https://goo.gl/srJwkS] yayımlanmaktadır.

 

 

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İş Birlikleri Ofisi'ne ulaşabilirsiniz:

europeanmobility@metu.edu.tr

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

 

*Bir yükseköğretim kurumu, Erasmus+ Hareketlilik hibelerine başvurmak için ECHE (Erasmus Beyannamesi) sahibi olmak zorundadır. ECHE, bir yükseköğretim kurumunun Erasmus+ Programı’na katılmak için başvururken ve bu programı uygularken uymak zorunda olduğu temel ilkeleri ve minimum gereklilikleri belirler.

 

………………………….

(English Version)

Erasmus+ Staff Training Mobility application results can be found in the below link: (The application results are NOT the final version. The list may be subject to change according to the evaluation of the objections received during the objection period) 

Application Results- General List (PDF)

Application Results- UK / Switzerland List (PDF)

Also, the application results can be seen in the erasmusbasvuru.ua.gov.tr

Applicants’ information on terms of office and personnel type was received from the relevant responsible departments and units on 14.11.2023. While calculating the previous mobilities and the regarding scores, the participation until 14.11.2023 was taken into account.

 

The Procedure For the Selected Personnel

 

Applicants who submitted an invitation e-mail rather than the official invitation letter during the application period should obtain and send the official invitation letter (signed and stamped) to europeanmobilty@metu.edu.tr until 29 December 2023.

Participants who are selected as Granted Participants (Asil Hibeli) and  would like to withdraw from the program should inform ICO until 01.01.2024.  For those Granted Participants who inform ICO after the deadline, there will be 10 point deduction for their future application’s overall score.

The participants who are selected as Not Granted (Yedek Hibesiz) will not receive point deduction for their future application’s overall score. If a Granted Participant withdraws from the programme, the first participant in the waiting list will be a Granted Participant and will be notified by ICO. They will have 1 month to notify ICO if they would like to withdraw from the program. Otherwise, there will be 10 point deduction for their future application’s overall score.

10 points will be decreased from the granted participants for their next Erasmus applications (with European countries). Even though the participants do not conduct their mobility yet; 10 points will be decreased because of being selected and granted in this call.

The objections to the results can be made via e-mail (a written petition) to europeanmobility@metu.edu.tr within one week from the date of the announcement (by 03.12.2023 at 17.00 o'clock at the latest). The objections will be evaluated by the University Exchange Programs Commission. 

 

Selection Criteria

 

The selection criteria used in Erasmus+ KA131 Personnel Mobility for Training applications can be seen here.

According to the Turkish National Agency Implementation Manual, "administrative staff are prioritized" in the Staff Mobility for Training. According to the data provided by the METU Personnel Department, all staff defined as “administrative” (regardless of their job unit and job description) are the candidate group to be given priority points.

 - If candidates uploaded an acceptance letter/pre-acceptance document that does not meet the minimum requirements specified in the application announcement to the application system within the application dates, the relevant application was deemed invalid due to the submission of an "invalid acceptance document". 

- If candidates have checked the artificial intelligence and digital skills options regarding the content of their activities, as stated in the selection criteria document in the application announcement, an official document must be submitted during the application to provide points in the relevant categories. For this reason, candidates who did not submit a document in this direction (such as stating in their acceptance letters that the content of their activities will be in this direction) were not awarded the relevant additional points, even if they checked these options on their application forms.

- Candidates who have uploaded a language document / result that does not meet the requirements specified in the application criteria or who have not uploaded any language document / result have not been awarded language points. 

 

Minimum and Maximum Periods of Mobility:

 

The activity period for staff training mobility is determined as minimum 2 working days and maximum 5 days excluding travel. In staff training mobility, in cases where the beneficiary performs activity for less than 2 days in the certificate of participation, the activity is considered invalid and no grant payment is made to the beneficiary. While calculating the grant, a grant is provided for 2 days of travel in addition to a maximum of 5 days of activity. However, in order for the travel day grant to be paid, the travel day must not be included in the activity period.

Training activity should take place until 15.09.2024

 

Erasmus Grant Amounts

 

Erasmus Grant Amounts

Groups	Countries	Daily Grant (Euro)
1. Group	Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, UK*, Switzerland*	162
2.  Group	Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece	144
3.  Group	Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia	126

 

* For mobilities to the UK and Switzerland, a quota of 3 staff is allocated from the granted group. The staff who prefer a higher education institution in England or Switzerland in their applications are ranked among themselves for the grant according to their total points.

 

Travel Support Amount by Distance

The amount of travel support to be paid to the personnel benefiting from the personnel mobility activity should be calculated using the "Distance Calculator". The distance calculator is available at the link below:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

 

Obtained KM	Grant Amount (Euro)	Green Travel Grant (Euro)*
10-99 KM	23 €	-
100 - 499 KM	180 €	210 €
500 - 1999 KM	275 €	320 €
2000 - 2999 KM	360 €	410 €
3000 - 3999 KM	530 €	610 €
4000 - 7999 KM	820 €	-

 

*Green Travel

In case the staff member prefers sustainable means of transport in both directions (e.g. using railway, maritime transport or bus), the distance-based travel grant is considered as green travel. The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the staff member can be considered within the scope of green travel is determined by the submission of the relevant travel documents to the International Cooperation Office and the evaluation of the Turkish National Agency.

 

Zero Grant Possibility:

Personnel can participate in the activity without receiving a grant if they want and have the approval of the institution/unit manager. The difference of the non-grant personnel is that the personnel are not included in the budget calculations and no payment is made to them. Failure to receive a grant is not a reason for staff not to be included in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.

 

Additional Grant Possibility

Beneficiaries with disabilities participating in the Erasmus+ Program can be given additional grants to assist their special needs in addition to the standard grants they receive. In order to be able to give more grants to disabled students and staff, an additional grant request from the Center should be requested by the beneficiary higher education institution. Additional grant requests can be made within the contract period, but in any case, up to 60 days before the end of the contract. The Center evaluates each application individually; It decides whether an additional grant can be given and, if so, the appropriate amount of grant. Application forms are published on the Center's website [https://goo.gl/srJwkS].

 

Contact

 
europeanmobility@metu.edu.tr

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

1.0. Main and Reserved List

 

The main and reserved list for Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments application results can be found in this link, METU result (https://sonuc-aciklama.metu.edu.tr/index.php?result_no=959) and E-Devlet Career Gate Platform (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/giris). You can enter to the system by using your E-Devlet password.

 

In case of withdrawal from the main candidates, the quota will be made available to the candidates on the reserve list, based on their score order, and information will be provided to the relevant participant by the International Cooperation Office.

 

​Please bear in mind that there will be reduction in the overall point of the granted participants for their next Erasmus+ KA171 applications. If the participants do not conduct their mobility yet, the reduction will be still applied because of being selected and granted in this call. 

 

 

2.0. Selection Criteria:

 

Applicants may visit this link in order to learn more about the application criteria used in the Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments.

Applicants’ information on METU years of service, the number of international projects and Q1/Q2 publications and the latest diploma were received from the relevant responsible departments and units of METU on 14.11.2023. Due to the points provided for Master's and Doctorate degrees (only for departments reporting to the Office of the President), the information obtained from the Personnel Department was compared with the diploma documents uploaded by the candidates to the application portal.

As stated in the application announcement, a preliminary acceptance is required for each institution applied to. For this reason, the preferences of the candidates who preferred more than one institution in the application form but uploaded the pre-admission document/e-mail for a single institution to the application system, and whose pre-admission document/e-mail was not uploaded, could not be taken into account. Similarly, institution preferences that candidates did not choose in the application form, but for which they uploaded a preliminary acceptance document to the application system, were also not taken into account.

Candidates who stated in the application form that the mobility activities will be carried out within the scope of artificial intelligence and digital skills, but did not upload a supporting document to the application system in this regard, were not provided with additional points in the relevant categories. As stated in the selection criteria document in the application announcement, "an official document must be submitted during the application" in order to obtain points in the relevant categories.

The previous participation status of the candidates submitted in the application form was confirmed by comparing it with the ICO participant lists. In applications for Erasmus+ KA171 Staff Mobility for Teaching, only Erasmus+ KA171 participations, which are the same activity type, are taken into account, and Erasmus+ KA131 activity participations are not included in the score calculation.

 

3.0. Required Procedures for Awarded Applications:

 

Applicants who submitted an invitation e-mail rather than the official invitation letter during the application period should obtain and send the official invitation letter (signed and stamped) to akkol@metu.edu.tr until 29 December 2023.

 

 

4.0. Withdrawal

 

Participants who would like to withdraw from the program need to inform ICO until 29 December 2023. We would like to remind you that participants who inform ICO after the deadline will need to be subjected to 10-point deduction during the next application calls.

 

The participants who are waiting in the reserved list will not receive point deduction for their future application’s overall score. If a granted main participant withdraws from the programme, the first participant in the waiting list will be selected and notified by ICO. They will have 1 month to notify ICO if they would like to withdraw from the program. Otherwise, there will be 10-point deduction for their future application’s overall score as well.

 

 

5.0. Duration of the Activities:

 

According to Erasmus+ KA171 program rules, duration of teaching mobility must be minimum 5 working days excluding travel time.

 

The teaching activity has to comprise a minimum of 8 hours for every 5 working days. For activities that will last more than 5 days, the minimum teaching hour must be calculated in proportion to the minimum requirement (e.g., 16 hours for 10 working days, 24 hours for 15 working days). If the teaching activity/teaching hours last less than the minimum requirements, the activity is considered as void by the funding body and the grant payment will not be made for the related activity.

The activity must take place until 15 September, 2024, which is the next application period.

 

6.0. Required Documents:

 

Before the Mobility:

• Official Invitation Letter (signed and stamped by the receiving institution and printed on a letterhead)
• Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – teaching form (confirmed by all required parties; the signature of Erasmus+ institutional coordinator will be received by ICO advisor

• Euro Account at Vakıfbank METU Branch

• Erasmus+ Staff Mobility Grant Agreement (filled and signed with the help of ICO advisor)

• Health Insurance

• Electronic Copy of Plane Ticket

• Visa Document (if necessary)

 

After the Mobility:

 

•  
  

  Certificate of Attendance (original document confirmed by the receiving institution)

•  
  

  Boarding passes (for round trip)

•  
  

  EU Survey (to be sent by ICO advisor)

 

7.0. Erasmus+ Grants:

 

7.1. Daily Grant Amounts

 

Daily Grant: 180 € for all countries (for mobility periods exceeding 14 days, daily grant is 126 €)

Daily grant is allowed for teaching days and travel days up to 2 days.

 

Even if the travel days exceed 2 days, it is not possible for beneficiaries to receive daily grants for more than 2 days of travel. In order to provide Erasmus+ funding for the travel days, the travel should take place outside of the teaching days.

 

7.2. Travel Grant by Distance

 

In addition to daily grants, participants will receive a travel support as well. The travel support is a fixed amount, independent of the price of plane tickets. The travel amount is calculated by using the “Distance Calculator” below:

 

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

 

The distance calculator is used to determine the distance between the location where the staff is residing (Ankara) and the place of activity. The kilometers in distance calculated by the distance calculator corresponds to the round-trip and the amount does not get multiplied by two. Travel support is provided regardless of the two-way ticket cost. If the round-trip ticket fee is more than the total travel support, no additional travel support will be given; if it is less, the remaining amount will not be requested back.

 

 

The International Cooperation Office can provide official visa support documents for our personnel who will receive a visa, but other travel arrangements such as passports, visas and flight tickets are the responsibility of our selected personnel. ICO is not responsible for expenses incurred due to disruptions in travel arrangements.

 

Green Travel

 

A distance-based travel grant is considered green travel if staff choose sustainable means of transport in both directions (e.g. rail, sea transport, car sharing with other Erasmus+ program beneficiaries or use of buses). The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the personnel can be considered within the scope of green travel is determined by submitting the relevant travel documents to the International Cooperation Office and evaluation by the Turkish National Agency.

​

 

7.3. A Sample of Grant Calculation

 

A visit to Albania for 1 week (5 days of teaching & 2 days of travel):

Total grant = 180*5 (mobility days) + 180*2 (travel days) + 275 (travel support) = 1535 €.

 

As stated in the grant agreements, participants selected with grants will receive 70% of their total Erasmus+ grants at the beginning of the program and the remaining 30% after the completion of the activity.

 

 

8.0. Status of Participants Without Erasmus+ Grant (“0” Grant)

 

Participants can participate in the activity without receiving a grant if they wish and have the approval of the institution/unit manager. The difference between non-grant personnel is that the personnel is not included in the budget calculations and no payment is made to them. Not receiving a grant is not a reason for staff not to be involved in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.

 

9.0. Additional Grant for Disabled Participants

 

For disabled participants, it is possible to receive additional grants to meet their specific needs. In order for the disabled staff to be given additional grants, METU ICO is required to request additional grants from the Turkish National Agency. The applications for additional grants should be made during the term of the contract, but in any case, up to 60 days before the contract end date. The Turkish National Agency will evaluate each application specifically and determine whether the additional grant can be granted, and if so, the appropriate grant amount. In order to learn more about the application forms, you may contact METU ICO.

 

10.0. Objection to Selection Results:

 

Academic staff who would like to object to the selection results can apply to ICO with a written petition within one week from the date of the announcement. The written applications will be evaluated by the University Exchange Programs Commission.

 

If you have any questions about the Program, you can contact METU International Cooperations Office (ICO): Mrs. Burcu Akpınar (ICO Coordinator); akkol@metu.edu.tr; 210 7180

 

 

1.0. Asil ve Yedek Sonuç Listesi

 

15 Eylül-30 Ekim, 2023 tarihleri arasında alınan Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru dönemi sonuçları bu linkte, ODTÜ sonuç sayfasında (https://sonuc-aciklama.metu.edu.tr/index.php?result_no=958) ve E-Devlet Kariyer Kapısı platformunda (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/giris) sunulmuştur. E-Devlet şifrenizi kullanarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

Asil adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcıyla Uluslararası İşbirliği Ofisi tarafından bilgi sağlanacaktır.  

Seçilen adayların bir sonraki Erasmus+ KA171 personel hareketliliği başvurularında puan kesintisi uygulanacaktır. Puan kesintisi uygulaması için adayların bu başvuru dönemi kapsamında seçilmiş olmaları (hareketlilik faaliyetlerini henüz gerçekleştirmeseler dahi) yeterli olacaktır.

 

¨ 

Başvuru ilanındaki kurum/hibe listesinde belirtildiği üzere yerleştirme sürecinde, diğer hareketlilik türlerinden kalan bütçelere göre maksimum hareketlilik sürelerinde artış yaşanan bölgeler söz konusu olmuştur. Ayrıca yine başvuru ilanında açıklandığı üzere aynı bölgede yer alan ülkeler arasında bütçe ve kota aktarımı yapılarak üniversitemiz bünyesinde daha çok sayıda personelin programdan yararlanmasını sağlamak amacıyla, adayların puanlama ve ülke tercihleri kapsamında maksimum sayıda personelimizin programa hibeli olarak yerleştirilmesi sağlanmıştır.

 

¨ 

Başvuru ilanında belirtildiği üzere başvurulan her kurum için bir ön kabul alınması gerekmektedir. Bu nedenle, başvuru formunda birden fazla kurum tercihinde bulunan, ancak başvuru sistemine tek bir kurum için ön kabul belgesi/e-maili yükleyen adayların, ön kabul belgesi/e-maili yüklenmemiş tercihleri dikkate alınamamıştır. Benzer şekilde, adayların başvuru formunda tercih etmediği, ancak başvuru sistemine ön kabul belgesi yüklediği kurum tercihleri de dikkate alınamamıştır.

 

¨ 

Başvuru formunda hareketlilik faaliyetlerinin yapay zekâ ve dijital beceri kapsamında gerçekleşeceğini belirten, ancak başvuru sistemine bu doğrultuda destekleyici bir belge yüklememiş adaylara ilgili kategorilerde ek puan sağlanamamıştır. Başvuru ilanındaki seçim kriterleri belgesinde de belirtildiği üzere ilgili kategorilerde puan sağlanabilmesi için “başvuru sırasında resmî belge ibraz edilmelidir”. Benzer şekilde herhangi bir dil belgesi veya sonucu yüklememiş olan veya dil puanı başvuru ilanında belirtilen minimum koşulun altında kalan adaylar için ilgili kategoride ek puan sağlanamamıştır.

 

¨ 

Adayların, başvuru formunda ibraz ettikleri önceki katılım durumları, UİO katılımcı listeleri ile karşılaştırılarak teyit edilmiştir. Erasmus+ KA171 Personel Hareketliliği Eğitim Alma başvurularında, yalnızca aynı faaliyet türü olan Erasmus+ KA171 katılım durumları dikkate alınmış, Erasmus+ KA131 faaliyeti katılımları ise puan hesaplamasına katılmamıştır.

 

¨ 

Adayların ODTÜ hizmet süreleri ve aldıkları son diploma türü bilgileri ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilmiştir. Yüksek Lisans ve Doktora derecelerine sağlanan puan sebebiyle Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilen bilgiler adayların başvuru portalına yükledikleri diploma belgeleri ile karşılaştırılmıştır.

2.0. Seçim Kriterleri

 

Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterleri ekte görülebilir.

 

3.0. Seçilen Personelin İzlemesi Gereken Süreç

 

Başvuru sırasında gidilmesi planlanan kurumdan alınan resmi kabul mektubunu teslim etmemiş olan katılımcıların 29 Aralık 2023 tarihine kadar ilgili kurumdan imzalı ve mühürlü davet mektubunu edinmeleri ve akkol@metu.edu.tr adresine göndermeleri gerekmektedir.

Programa katılmaktan vazgeçen adayların da 29 Aralık 2023 tarihine kadar Uluslararası İşbirliği Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekmektedir. Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne bu tarihten sonra bildirilen çekilme kararları için adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır.

Yedek (Hibesiz) olarak seçilen adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanmayacaktır. Asil (Hibeli) adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki Yedek (Hibesiz) adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcılara Asil (Hibeli) aday statüsüne geçtikleri bilgisi Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından sağlanacaktır. Söz konusu adayların programa katılmaktan vazgeçmeleri halinde 1 ay içerisinde Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekecektir. İlgili bilgilendirmenin 1 ay içerisinde yapılmaması halinde adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır. 

 

4.0. Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 5 iş günü olmalıdır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 5 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken minimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe hibe sağlanır. Ancak seyahat günü hibesinin sağlanabilmesi için seyahat günlerinin faaliyet süresine dâhil olmaması gerekmektedir.

 

Eğitim alma faaliyetinin, bir sonraki başvuru dönemi olan 15 Eylül, 2024 tarihine kadar gerçekleşmesi gerekmektedir.

 

5.0. 2023-2024 Akademik Yılı Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliğinde Kullanılacak Belgeler

 

Hareketlilik Öncesinde

• Karşı kurumdan alınmış resmi davet/kabul mektubunun UİO’ya teslim edilmesi

• Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – training formunun doldurulması ve gerekli kurumlardan imza alınarak UİO’ya teslim edilmesi (katılımcıların eğitim alma faaliyetine ilişkin programlarını ilgili formun “activities to be carried out” kısmına, programın her gününe bir eğitim alma faaliyeti olacak şekilde detaylıca eklemeleri gerekmektedir; Erasmus+ kurum koordinatörü imzası UİO danışmanı tarafından alınacaktır)

• Uçak biletlerinin elektronik kopyası

• Personelin yurtdışında geçireceği süreyi ve ülkeyi kapsayan sağlık sigortasının poliçesi

• ODTÜ Vakıfbank şubesinde açılmış Euro hesabı bilgilerinin UİO’ya iletilmesi

• Erasmus+ Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesinin UİO danışmanı ile birlikte doldurulması gerekmektedir.

Hareketlilik Sonrasında

• Karşı kurum tarafından onaylanmış katılım sertifikasının orjinali ile

• Biniş kartlarının (boarding pass) ve/veya pasaportun giriş-çıkış damgalarının bulunduğu sayfalar ile kimlik sayfasının UİO’ya teslim edilmesi

• UİO tarafından iletilecek olan çevrimiçi AB anketinin doldurularak UİO’ya bilgi verilmesi gerekmektedir.  

 

6.0. Erasmus+ Hibeler

6. 1. Erasmus+ Günlük Hibe Miktarları

Erasmus+ KA171 Personel Eğitim Alma faaliyetinden yararlanacak personele verilecek olan gündelik hibe miktarı tüm ülkeler için günlük 180 Avro’dur. 14 günü aşan hareketliliklerde günlük hibe miktarı 126 Avro olmaktadır. Programdan hibesiz olarak yararlanmak da mümkündür.

Toplam seyahat süresinin 2 günü aştığı durumlarda aşan günler için hibe ödenmemektedir (seyahat günleri için maksimum 2 günlük ödenir). Seyahat günleri adına bireysel hibe ödemesi yapılabilmesi için seyahat günlerinin, eğitim alma faaliyetinin gerçekleştiği günlerden farklı günlerde gerçekleşmesi gerekmektedir.

6.2. Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmektedir.

Seyahat desteği çift yönlü bilet ücretinden bağımsız olarak verilmektedir. Gidiş-dönüş bilet ücreti toplam seyahat desteğinden fazla olursa ek seyahat desteği verilmeyecek, az olursa kalan meblağ geri istenmeyecektir.

Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm  

 

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden (Ankara), faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

 

Uluslararası İş Birlikleri Ofisi, vize alacak personelimiz için resmi vize destek belgesi sağlayabilir, ancak bunun dışındaki pasaport, vize ve uçak bileti gibi seyahat ayarlamalar seçilen personelimizin sorumluluğundadır. Seyahat ayarlamalarında yaşanan aksaklıklar nedeniyle oluşan masraflar UİO sorumluluğunda değildir.

 

*Yeşil Seyahat

Personelin her iki yönde de sürdürülebilir ulaşım araçlarını tercih etmesi durumunda (örneğin demiryolu, deniz taşımacılığı, diğer Erasmus+ programı yararlanıcılarıyla araç paylaşımı veya otobüs kullanımı), mesafeye dayalı seyahat hibesi, yeşil seyahat olarak kabul edilir. Hibe miktarı tablonun ilgili kısmına göre hesaplanır. Personelin yeşil seyahat kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ilgili seyahat belgelerinin Uluslararası İş Birliği Ofisine iletilmesi ve Türkiye Ulusal Ajansının değerlendirilmesi ile belirlenmektedir.

 

6.3. Örnek Hibe Hesaplaması

 

Örneğin Arnavutluk’ta gerçekleşecek 5 günlük eğitim alma faaliyeti için aşağıdaki şekilde hibe hesaplaması yapılır:

180*5 (hareketlilik günleri) + 180*2 (seyahat günleri) + 275 (seyahat desteği) = 1535 €.

Hibe sözleşmelerinde de belirtildiği üzere hibeli olarak seçilen katılımcılar, toplam Erasmus+ hibelerinin %70’ini program başında, kalan %30’u ise faaliyetin tamamlanmasının ardından alacaklardır.

 

7.0.  Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu

 

Personel istediği ve kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

 

8.0. Engelli Yararlanıcılar için Ek Hibe Desteği

Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır.

 

9.0. Seçim Sonuçlarına İtiraz Süresi

Yukarıda belirtilen kriterlere göre yapılmış seçim sonuçlarına itirazı olan personelin ilan tarihinden itibaren 1 hafta içerisinde Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne yazılı olarak başvuru yaparak itirazını dile getirmesi gerekmektedir. Yapılacak itirazlar Üniversite Değişim Programları Komisyonu tarafından değerlendirilecektir. 

 

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne ulaşabilirsiniz: Burcu Akpınar, akkol@metu.edu.tr; 210 7180