1.0. Asil ve Yedek Sonuç Listesi

15 Eylül-30 Ekim, 2024 tarihleri arasında alınan Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru dönemi sonuçları bu linkte ve E-Devlet Kariyer Kapısı platformunda (https://turnaportal.ua.gov.tr/giris?returnUrl=%2F) sunulmuştur. E-Devlet şifrenizi kullanarak sisteme giriş yapabilirsiniz.

Asil adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcıyla Uluslararası İşbirliği Ofisi tarafından bilgi sağlanacaktır.  

Seçilen adayların bir sonraki Erasmus+ KA171 personel hareketliliği başvurularında puan kesintisi uygulanacaktır. Puan kesintisi uygulaması için adayların bu başvuru dönemi kapsamında seçilmiş olmaları (hareketlilik faaliyetlerini henüz gerçekleştirmeseler dahi) yeterli olacaktır.

Başvuru ilanında da belirtildiği üzere, Erasmus+ KA171 faaliyetlerinde yerleştirmeler bölge kotası ve adayların tercih sıralamalarına göre yapıldığından daha düşük puanlı bir adayın, diğer adayların tercih etmediği bir bölgeyi tercih etmesi durumunda ilgili bölgede hareketlilik gerçekleştirmek üzere seçilebilmesi mümkündür. Yerleştirme ve bütçe süreci bölge kotası ve adayların puanları ile tercih ettikleri bölgelere göre değerlendirilmektedir. Üniversitemize ek hibe tahsis edilmesi veya asil adaylardan çekilen olması durumunda yedek listede yer alan personelden aynı bölge için başvuruda bulunmuş en yüksek puanlı adaya hibe sırası verilecektir.

¨  Başvuru ilanındaki kurum/hibe listesinde belirtildiği üzere yerleştirme sürecinde, diğer hareketlilik türlerinden kalan bütçelere göre maksimum hareketlilik sürelerinde artış yaşanan bölgeler söz konusu olmuştur. Ayrıca yine başvuru ilanında açıklandığı üzere aynı bölgede yer alan ülkeler arasında bütçe ve kota aktarımı yapılarak üniversitemiz bünyesinde daha çok sayıda personelin programdan yararlanmasını sağlamak amacıyla, adayların puanlama ve ülke tercihleri kapsamında maksimum sayıda personelimizin programa hibeli olarak yerleştirilmesi sağlanmıştır.

¨  Başvuru ilanında belirtildiği üzere başvurulan her kurum için bir ön kabul alınması gerekmektedir. Bu nedenle, başvuru formunda birden fazla kurum tercihinde bulunan, ancak başvuru sistemine tek bir kurum için ön kabul belgesi yükleyen adayların, ön kabul belgesi yüklenmemiş tercihleri dikkate alınamamıştır. Başvuru ilanında da belirtildiği üzere yalnızca kabul mektubu formatındaki belgeler kabul edilebilmiş ve e-posta yoluyla iletilen ön kabul mailleri kabul mektubu niteliğinde sayılamamıştır.

¨  Başvuru formunda hareketlilik faaliyetlerinin yapay zekâ ve dijital beceri kapsamında gerçekleşeceğini belirten, ancak başvuru sistemine bu doğrultuda destekleyici bir belge yüklememiş adaylara ilgili kategorilerde ek puan sağlanamamıştır. Başvuru ilanındaki seçim kriterleri belgesinde de belirtildiği üzere ilgili kategorilerde puan sağlanabilmesi için “kabul mektubunda yapay zekâ ve/veya dijital becerilerin geliştirilmesine yönelik faaliyet detayları yer almayan adaylara bu kategoride ek puan sağlanamamıştır”. Benzer şekilde herhangi bir dil belgesi veya sonucu yüklememiş olan veya dil puanı başvuru ilanında belirtilen minimum koşulun altında kalan adaylar için ilgili kategoride ek puan sağlanamamıştır.

¨  Adayların, başvuru formunda ibraz ettikleri önceki katılım durumları, UİO katılımcı listeleri ile karşılaştırılarak teyit edilmiştir. Erasmus+ KA171 Personel Hareketliliği Eğitim Alma başvurularında, yalnızca aynı faaliyet türü olan Erasmus+ KA171 katılım durumları dikkate alınmış, Erasmus+ KA131 faaliyeti katılımları ise puan hesaplamasına katılmamıştır.

¨  Adayların ODTÜ hizmet süreleri ve aldıkları son diploma türü bilgileri ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilmiştir. Yüksek Lisans ve Doktora derecelerine sağlanan puan sebebiyle Personel Dairesi Başkanlığı’ndan edinilen bilgiler adayların başvuru portalına yükledikleri diploma belgeleri ile karşılaştırılmıştır.

¨  Seçim kriterleri belgesinde belirtildiği üzere aynı puana sahip adaylar için; öncelikle daha önceki yararlanma sayısı baz alınmış ve daha az yararlanan adaya öncelik verilmiştir; önceki katılımın da aynı olması durumunda ODTÜ’deki hizmet süresi (yıl, ay ve gün olarak) dikkate alınarak hizmet süresi daha uzun adaya öncelik verilmiştir.

¨  Seçim kriterleri belgesinde belirtildiği üzere, Erasmus+ Ders Verme Hareketliliğine başvuru yapabilen ders vermekle yükümlü adaylara, yüksek lisans veya doktora mezuniyet puanı uygulanamamıştır.  

2.0. Seçim Kriterleri

Erasmus+ KA171 Giden Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterleri ekte görülebilir.

3.0. Seçilen Personelin İzlemesi Gereken Süreç

Programa katılmaktan vazgeçen adayların da 20 Aralık 2024 tarihine kadar Uluslararası İşbirliği Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekmektedir. Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne bu tarihten sonra bildirilen çekilme kararları için adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır.

Yedek (Hibesiz) olarak seçilen adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanmayacaktır. Asil (Hibeli) adaylardan çekilen olması durumunda açılan kontenjan, yedek listedeki Yedek (Hibesiz) adaylara puan sırası baz alınarak kullandırılacaktır ve ilgili katılımcılara Asil (Hibeli) aday statüsüne geçtikleri bilgisi Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından sağlanacak ve kendilerine bildirim tarihinden itibaren ayrıca bir süre tanınacaktır. Söz konusu adayların programa katılmaktan vazgeçmeleri halinde belirtilen süre içerisinde Uluslararası İş Birlikleri Ofisi’ni bilgilendirmeleri gerekecektir. İlgili bilgilendirmenin belirtilen süre içerisinde yapılmaması halinde adayların bir sonraki başvurularında 10 puan kesinti uygulanacaktır. 

4.0. Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az ardışık 5 iş günü olmalıdır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının ardışık 5 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken minimum ardışık 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe hibe sağlanır. Ancak seyahat günü hibesinin sağlanabilmesi için seyahat günlerinin faaliyet süresine dâhil olmaması gerekmektedir.

Eğitim alma faaliyetinin, bir sonraki başvuru dönemi olan 15 Eylül, 2025 tarihine kadar gerçekleşmesi gerekmektedir.

5.0. 2024-2025 Akademik Yılı Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliğinde Kullanılacak Belgeler

Hareketlilik Öncesinde

·      Karşı kurumdan alınmış resmi davet/kabul mektubunun UİO’ya teslim edilmesi

·      Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – training formunun doldurulması ve gerekli kurumlardan imza alınarak UİO’ya teslim edilmesi (katılımcıların eğitim alma faaliyetine ilişkin programlarını ilgili formun “activities to be carried out” kısmına, programın her gününe bir eğitim alma faaliyeti olacak şekilde detaylıca eklemeleri gerekmektedir; Erasmus+ kurum koordinatörü imzası UİO danışmanı tarafından alınacaktır)

·      Uçak biletlerinin elektronik kopyası

·      Personelin yurtdışında geçireceği süreyi ve ülkeyi kapsayan sağlık sigortasının poliçesi

·      ODTÜ Vakıfbank şubesinde açılmış Euro hesabı bilgilerinin UİO’ya iletilmesi

·      Erasmus+ Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesinin UİO danışmanı ile birlikte doldurulması gerekmektedir.

Hareketlilik Sonrasında

·      Karşı kurum tarafından onaylanmış katılım sertifikasının orjinali ile

·      Biniş kartlarının (boarding pass) ve/veya pasaportun giriş-çıkış damgalarının bulunduğu sayfalar ile kimlik sayfasının UİO’ya teslim edilmesi

·      UİO tarafından iletilecek olan çevrimiçi AB anketinin doldurularak UİO’ya bilgi verilmesi gerekmektedir.  

6.0. Erasmus+ Hibeler

6. 1. Erasmus+ Günlük Hibe Miktarları

Erasmus+ KA171 Personel Eğitim Alma faaliyetinden yararlanacak personele verilecek olan gündelik hibe miktarı tüm ülkeler için günlük 180 Avro’dur. 14 günü aşan hareketliliklerde günlük hibe miktarı 126 Avro olmaktadır. Programdan hibesiz olarak yararlanmak da mümkündür.

Toplam seyahat süresinin 2 günü aştığı durumlarda aşan günler için hibe ödenmemektedir (seyahat günleri için maksimum 2 günlük ödenir). Seyahat günleri adına bireysel hibe ödemesi yapılabilmesi için seyahat günlerinin, eğitim alma faaliyetinin gerçekleştiği günlerden farklı günlerde gerçekleşmesi gerekmektedir.

6.2. Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmektedir.

Seyahat desteği çift yönlü bilet ücretinden bağımsız olarak verilmektedir. Gidiş-dönüş bilet ücreti toplam seyahat desteğinden fazla olursa ek seyahat desteği verilmeyecek, az olursa kalan meblağ geri istenmeyecektir.

Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm  

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden (Ankara), faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Uluslararası İş Birlikleri Ofisi, vize alacak personelimiz için resmi vize destek belgesi sağlayabilir, ancak bunun dışındaki pasaport, vize ve uçak bileti gibi seyahat ayarlamalar seçilen personelimizin sorumluluğundadır. Seyahat ayarlamalarında yaşanan aksaklıklar nedeniyle oluşan masraflar UİO sorumluluğunda değildir.

*Yeşil Seyahat

Personelin her iki yönde de sürdürülebilir ulaşım araçlarını tercih etmesi durumunda (örneğin demiryolu, deniz taşımacılığı, diğer Erasmus+ programı yararlanıcılarıyla araç paylaşımı veya otobüs kullanımı), mesafeye dayalı seyahat hibesi, yeşil seyahat olarak kabul edilir. Hibe miktarı tablonun ilgili kısmına göre hesaplanır. Personelin yeşil seyahat kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ilgili seyahat belgelerinin Uluslararası İş Birliği Ofisine iletilmesi ve Türkiye Ulusal Ajansının değerlendirilmesi ile belirlenmektedir.

6.3. Örnek Hibe Hesaplaması

Örneğin Arnavutluk’ta gerçekleşecek 5 günlük eğitim alma faaliyeti için aşağıdaki şekilde hibe hesaplaması yapılır:

180*5 (hareketlilik günleri) + 180*2 (seyahat günleri) + 275 (seyahat desteği) = 1535 €.

Hibe sözleşmelerinde de belirtildiği üzere hibeli olarak seçilen katılımcılar, toplam Erasmus+ hibelerinin %70’ini program başında, kalan %30’u ise faaliyetin tamamlanmasının ardından alacaklardır.

7.0.  Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu

Personel istediği ve kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

Ancak, Uygulama El Kitabı’nda belirtildiği gibi, hibe almadan programa katılan personelin, Erasmus+ programından yararlandıkları kabul edilir ve ilerleyen süreçlerde hibe tahsis sırası bu adaya gelse bile daha önce tamamlanmış hibesiz faaliyetler için geriye dönük hibe verilemez. Ayrıca, hibe almadan programa katılan personel üyeleri, daha sonra hibe almaya hak kazansalar bile, hibe alarak ek bir faaliyette bulunmaya hak kazanamazlar. Her katılımcının her başvuru dönemi başına hibeli veya hibesiz fark etmeksizin yalnızca bir faaliyet yürütmesi esastır.

Erasmus+ KA171 programında kısmi hibelendirme mümkün olmayıp hareketlilik faaliyetleri ya tamamı hibeli ya da tamamı hibesiz şekilde gerçekleştirilmektedir.

8.0. Engelli Yararlanıcılar için Ek Hibe Desteği

Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır.

9.0. Seçim Sonuçlarına İtiraz Süresi

Yukarıda belirtilen kriterlere göre yapılmış seçim sonuçlarına itirazı olan personelin ilan tarihinden itibaren 1 hafta içerisinde Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne yazılı olarak başvuru yaparak itirazını dile getirmesi gerekmektedir. Yapılacak itirazlar Üniversite Değişim Programları Komisyonu tarafından değerlendirilecektir. 

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne ulaşabilirsiniz: Burcu Akpınar, akkol@metu.edu.tr. Ofis görevlerinin yoğunluğu ve katılımcı sayısı ve adayların yüksek oluşu sebebiyle e-posta yoluyla iletişim kurulması rica edilmektedir.

1.0. Main and Reserved List

The main and reserved list for Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments application results can be found in this link and E-Devlet Career Gate Platform (https://turnaportal.ua.gov.tr/giris?returnUrl=%2F). You can enter to the system by using your E-Devlet password.

Due to budgetary limitations, all selected candidates have been approved for a 7-day teaching mobility (not longer), comprising 5 days of teaching activities and 2 days allocated for travel.

In case of withdrawal from the main candidates or if additional grant is allocated to our university after the interim report, the quota will be made available to the candidates on the reserve list, based on their score order, and information will be provided to the relevant participant by the International Cooperation Office.

​Please bear in mind that there will be reduction in the overall point of the granted participants for their next Erasmus+ KA171 applications. If the participants do not conduct their mobility yet, the reduction will be still applied because of being selected and granted in this call. 

2.0. Selection Criteria:

Applicants may visit this link in order to learn more about the application criteria used in the Erasmus+ KA171 (Non-European Countries) Staff Mobility for Teaching Assignments.

Applicants’ information on METU years of service, the number of international projects and Q1/Q2 publications and the latest diploma were received from the relevant responsible departments and units of METU on 4-5.11.2024. Due to the score provided for Master's and Doctorate degrees (only for departments reporting to the Office of the President), the information obtained from the Personnel Department was compared with the diploma documents uploaded by the candidates to the application portal.

As stated in the application announcement, a preliminary acceptance letter is required for each institution applied to. For this reason, preferences that were not accompanied by a preliminary acceptance letter (acceptance letters in e-mail format are not considered valid as declared at the application call) could not be taken into consideration.

The previous participation status of the candidates submitted in the application form was confirmed by comparing it with the ICO participant lists. In applications for Erasmus+ KA171 Staff Mobility for Teaching, only Erasmus+ KA171 participations, which are the same activity type, are taken into account, and Erasmus+ KA131 activity participations are not included in the score calculation.

3.0. Withdrawal

Participants who would like to withdraw from the program need to inform ICO until 20 December 2024. We would like to remind you that participants who inform ICO after the deadline will need to be subjected to 10-point deduction during the next application calls.

The participants who are waiting in the reserved list will not receive point deduction for their future application’s overall score. If a granted main participant withdraws from the programme, the first participant in the waiting list will be selected and notified by ICO. They will have 1 month to notify ICO if they would like to withdraw from the program. Otherwise, there will be 10-point deduction for their future application’s overall score as well.

4.0. Duration of the Activities:

According to Erasmus+ KA171 program rules, duration of teaching mobility must be minimum 5 working days (consecutive) excluding travel time.

The teaching activity has to comprise a minimum of 8 hours for every 5 working days. For activities that will last more than 5 consecutive days, the minimum teaching hour must be calculated in proportion to the minimum requirement (e.g., 16 hours for 10 working days, 24 hours for 15 working days). If the teaching activity/teaching hours last less than the minimum requirements, the activity is considered as void by the funding body and the grant payment will not be made for the related activity.

The activity must take place until 15 September, 2025, which is the next application period.

5.0. Required Documents:

Before the Mobility:

¨  Official Invitation Letter (signed and stamped by the receiving institution and printed on a letterhead)

¨  Erasmus+ HE Staff Mobility agreement – teaching form (confirmed by all required parties; the signature of Erasmus+ institutional coordinator will be received by ICO advisor

¨  Euro Account at Vakıfbank METU Branch

¨  Erasmus+ Staff Mobility Grant Agreement (filled and signed with the help of ICO advisor)

¨  Health Insurance

¨  Electronic Copy of Plane Ticket

¨  Visa Document (if necessary)

After the Mobility:

¨  Certificate of Attendance (original document confirmed by the receiving institution)

¨  Boarding passes (for round trip)

¨  EU Survey (to be sent by ICO advisor)

6.0. Erasmus+ Grants:

6.1. Daily Grant Amounts

Daily Grant: 180 € for all countries (for mobility periods exceeding 14 days, daily grant is 126 €)

Daily grant is allowed for teaching days and travel days up to 2 days.

Even if the travel days exceed 2 days, it is not possible for beneficiaries to receive daily grants for more than 2 days of travel. In order to provide Erasmus+ funding for the travel days, the travel should take place outside of the teaching days.

6.2. Travel Grant by Distance

In addition to daily grants, participants will receive a travel support as well. The travel support is a fixed amount, independent of the price of plane tickets. The travel amount is calculated by using the “Distance Calculator” below:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

The distance calculator is used to determine the distance between the location where the staff is residing (Ankara) and the place of activity. The kilometers in distance calculated by the distance calculator corresponds to the round-trip and the amount does not get multiplied by two. Travel support is provided regardless of the two-way ticket cost. If the round-trip ticket fee is more than the total travel support, no additional travel support will be given; if it is less, the remaining amount will not be requested back.

The International Cooperation Office can provide official visa support documents for our personnel who will receive a visa, but other travel arrangements such as passports, visas and flight tickets are the responsibility of our selected personnel. ICO is not responsible for expenses incurred due to disruptions in travel arrangements.

Green Travel

A distance-based travel grant is considered green travel if staff choose sustainable means of transport in both directions (e.g. rail, sea transport, car sharing with other Erasmus+ program beneficiaries or use of buses). The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the personnel can be considered within the scope of green travel is determined by submitting the relevant travel documents to the International Cooperation Office and evaluation by the Turkish National Agency.

​

6.3. A Sample of Grant Calculation

A visit to Montenegro for 1 week (5 days of teaching & 2 days of travel):

Total grant = 180*5 (mobility days) + 180*2 (travel days) + 275 (travel support) = 1535 €.

As stated in the grant agreements, participants selected with grants will receive 70% of their total Erasmus+ grants at the beginning of the program and the remaining 30% after the completion of the activity.

7.0. Status of Participants Without Erasmus+ Grant (“0” Grant)

Participants can participate in the activity without receiving a grant if they wish and have the approval of the institution/unit manager. The difference between non-grant personnel is that the personnel is not included in the budget calculations and no payment is made to them. Not receiving a grant is not a reason for staff not to be involved in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.

However, as stipulated in the guidelines of the application handbook, staff members participating in the program without a grant are considered to have utilized the program. Retroactive grants cannot be awarded for activities already completed, even if additional funding becomes available at a later stage.

Furthermore, staff members who participate in the program without a grant are not eligible to undertake an additional activity with a grant, even if they later become eligible for funding. It is imperative that each participant conducts only one activity per application period.

Please be noted that the activity period for staff is either fully funded or conducted entirely without financial support, referred to as a "zero grant" status. In accordance with program regulations, partial funding of the activity period is not permitted.

8.0. Additional Grant for Disabled Participants

For disabled participants, it is possible to receive additional grants to meet their specific needs. In order for the disabled staff to be given additional grants, METU ICO is required to request additional grants from the Turkish National Agency. The applications for additional grants should be made during the term of the contract, but in any case, up to 60 days before the contract end date. The Turkish National Agency will evaluate each application specifically and determine whether the additional grant can be granted, and if so, the appropriate grant amount. In order to learn more about the application forms, you may contact METU ICO.

9.0. Objection to Selection Results:

Academic staff who would like to object to the selection results can apply to ICO with a written petition within one week from the date of the announcement. The written applications will be evaluated by the University Exchange Programs Commission.

If you have any questions about the Program, you can contact METU International Cooperations Office (ICO): Mrs. Burcu Akpınar (ICO Coordinator); akkol@metu.edu.tr; 210 7180