Dear Faculty/Institute Members,

The application period for Erasmus+ KA103 Staff Mobility for Teaching Assignments (with EU Members and Programme Countries) will be held between 20/12/2022-20/01/2023.

In this call, 5 teaching staff is expected to be granted from the Erasmus+ funds.

Erasmus+ KA103 Staff Mobility for Teaching Assignments (STA) is a field of activity that allows HEI teaching staff of a Turkish higher education institution (holding ECHE*) to teach and carry joint academic/educational activities at a partner HEI (holding ECHE) in the program countries.

The receiving organisation must be a Programme Country HEI awarded with an ECHE. Before the mobility takes place, both the academic department in METU and partner HEI must sign an interinstitutional agreement. The faculty members can apply only to the agreements set up in their fields. You may visit the below website in order to find the list of current Erasmus+ agreements within the framework of Erasmus+ KA103 STA:

https://ico.metu.edu.tr/teaching-mobility-3

If applicants would like to visit a non-partner HEI, they may talk with the related institution in order to initiate Erasmus+ inter-institutional agreement which may be found in the above website (“Erasmus Agreement Draft”). The Erasmus+ inter-institutional agreement must be finalized before mobility takes place.

 

IMPORTANT NOTE: 

According to the decision of University Exchange Programs Commission made on 3 November 2016, at least 1 quota will be allocated to the Academic Departments Reporting to the Office of the President. Additional quotas will be determined in accordance with the budget available and the number of applications received from Faculties and Institutes.

 

1. Application Conditions (Minimum Requirements):

• Applicants must be a full time member of METU and they must be actively working at METU at the time of application,

• Applicants must be within the group employed for teaching and lecturing at METU according to the Higher Education Law No 2547. This incumbent group, based on METU personnel department are Assistant Professors, Associate Professors, Professors and Instructors/Lecturers (except those who are employed with the Law No 7100) are supposed to teach and lecture. The staff who does not fall in the category but teaches in an academic unit either part-time or at their own will (without any legal requirement of their work contract, those who are not incumbent by law such as Research/Teaching Assistants or Instructors/Lecturers-the ones employed with the Law No 7100) are not eligible to apply for this program; however, they are eligible to make an application for the Erasmus+ Program of Staff Mobility for Training.

• Applicants can apply to the partner universities which have an Erasmus agreement set up in their own field

• Applicants are expected to have a contact with the preferred HEI and receive an acceptance letter (or e-mail) prior to the application deadline (20 January 2023 23:59 PM).

• Applications of those candidates who have not received pre-admission will not be evaluated in the selection process. It is sufficient to obtain approval from the academic department in which the activity will take place.

2. Application Forms:

• Pre-admission document/ e-mail taken from the preferred HEI (A draft for pre-admission can be found in the attachment)

• Application form via the online system: https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/

• E-devlet User Guide for application: click here

3. Selection Criteria:

You may check this link in order to learn more about the application criteria used in the Erasmus+ KA103 STA applications.

 

Based on the evaluation of the METU Personnel Directorate (PDB) and the decision of METU Exchange Programs Selection Committee, those staff “responsible for teaching” were defined as Dr. Faculty Member, Assoc. Dr., Prof. Dr., and Lecturer (excluding those employed under the law no. 7100). Therefore, since those working in an academic department part-time, at their own will and/or invitation of a unit as well as Research Assistants and/or Lecturers (those employed under the law no. 7100) cannot apply to the program since they are not defined as “responsible for teaching”. 

4. Duration of the Activities

The teaching activity can take place between 2 days and 5 days excluding travel time. In order to provide mobility opportunity for higher number of staff, the maximum duration of the mobility period for STA is limited to 5 days (excluding travel time) by METU Exchange Programs Commission. In all cases, a teaching activity has to comprise a minimum of 8 hours of teaching per week (or any shorter period of stay). If the teaching activity/teaching hours last less than 2 days/8 hours (minimum requirement), the activity is considered as void and the grant payment is not made for the related activity.

The last day for the activity: 31.05.2023

5. Erasmus+ Grants

Groups	Countries	Daily Grant (Euro)
1. Group	United Kingdom, Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway	153
2. Group	Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece	136
3. Group	Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia	119

  

Daily Grant Amounts

Travel Amount by Distance

The travel amount is calculated by using the below “Distance Calculator”:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

The distance calculator is used to determine the distance between the location where the staff is resident and the place of activity. The amount of kilometer calculated by the distance calculator corresponds to the round-trip and the amount does not multiply by two.

 

Obtained “km” Value	Grant Amount (Euro)
10-99 KM	23
100 - 499 KM	180
500 - 1999 KM	275
2000 - 2999 KM	360
3000 - 3999 KM	530
4000 - 7999 KM	820
8000 KM and above	1500

 

 

 

 6. Erasmus Staff Mobility without Grant (Zero-Grant)

It is possible to participate in Erasmus staff mobility programme without grant. Those staff who would like to participate in the programme without grant need to make application and their applications need to be evaluated as the others. Those participants with zero grant have to fulfill rights and obligations of the program.

7. Additional grants for disabled participants

For disabled participants, it is possible to receive additional grants to meet their specific needs. In order for the disabled staff to be given additional grants, the beneficiary higher education institution is required to request additional grants from the Turkish National Agency. The applications for additional grants should be made during the term of the contract, but in any case up to 60 days before the contract end date. The Turkish National Agency will evaluate each application specifically and determine whether the additional grant can be granted.

 

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

 
* The Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) provides the general quality framework for European and international cooperation activities a higher education institution may carry out within Erasmus+. The award of an ECHE is a pre-requisite for all higher education institutions located in a Programme country and willing to participate in learning mobility of individuals and/or cooperation for innovation and good practices under Erasmus+

 .........

Değerli Öğretim Üyelerimiz ve Öğretim Görevlilerimiz,

Erasmus+ KA103 Personel Ders Verme Hareketliliği başvuru dönemi 20/12/2022-20/01/2023 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir. 

Bu başvuru kapsamında 5 öğretim üyesine hibe desteği sağlanması planlanmaktadır.

Hareketliliğin 31.05.2023 tarihine kadar gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Erasmus+ programı uygulama el kitabına göre ''personel ders verme hareketliliği, Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermekle yükümlü olan bir personelin, program ülkelerinden birinde ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders vermesine ve ders vermeye ilişkin olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirmesine imkân sağlayan faaliyet alanıdır.''

Erasmus+ KA103 Personel Ders Verme Hareketliliği kapsamında gidilecek kurum ile ODTÜ’deki ilgili akademik birim arasında Erasmus+ anlaşmasının olması gerekmektedir. Diğer bir deyişle öğretim üyelerimiz ancak kendi alanlarında yapılmış anlaşmalara başvurabilirler.  Üniversitemizin mevcut anlaşma listesine aşağıdaki web sayfasından ulaşılabilir:

https://ico.metu.edu.tr/teaching-mobility-3

Üniversitemiz (veya ilgili akademik birim) ile Erasmus+ anlaşması olmayan kurumlara gitmek isteyen öğretim elemanlarımız aynı web sayfasında bulunan anlaşma formatını kullanarak (Erasmus Agreement Draft) anlaşma yapılmasını görüşebilirler.

 

ÖNEMLİ NOT:  Üniversite Değişim Programları Komisyonu’nun  3 Kasım 2016 tarihinde aldığı karar doğrultusunda, kontenjan dağılımı yapılırken Röktörlüğe bağlı akademik birimlerden öğretim elemanlarına bütçe dahilinde en az bir kota ayrılacaktır. Bütçe durumu ve fakültelerden başvuran öğretim üyelerinin sayılarına göre bu kota arttırılabilecektir.

1. Başvuru Koşulları (Asgari Şartlar):

• Adayların başvuru sırasında ODTU mensubu ve fiilen görev yapıyor olmaları gerekmektedir.

• Adayların ders vermekle yükümlü olması ve ODTÜ’de halihazırda ders veriyor olması gerekmektedir (okutman, doktor öğretim üyesi, doçent, profesör kadrosundaki öğretim üyeleri başvurabilir.) Ders vermekle yükümlü olma şartı üniversitemiz Personel Dairesi Başkanlığı (PDB) tarafından 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile idari ve akademik personele yönelik ilgili yönetmelik ve yönergeler esas alınarak değerlendirilmesi sonucu, PDB görüşüne istinaden ODTÜ Değişim Programları Seçim Komitesi tarafından oluşturulmuş karara göre akademik birimlerimizde ders vermekle yükümlü personel Dr. Öğretim Üyesi, Doç. Dr., Prof. Dr. ve Öğretim Görevlisi (7100 sayılı yasa ile istihdam edilenler hariç) olduğu tespit edilmiştir. Bu nedenle, üniversitemiz bünyesinde bir akademik birimde gerek yarı-zamanlı olarak veya kendi isteği ve/ya birimin davetiyle ders veren sözleşmeli personel gerekse Araş. Gör. ve/veya Öğretim Görevlisi (7100 sayılı yasa ile istihdam edilenler) statüsündeki personelimiz yükümlü kategorisinde sayılmadıklarından dolayı “ders verme hareketliliği” programına başvuru yapamazlar. Fakat, bu grupta yer alan personelimiz Erasmus Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurusunda bulunabilirler.

• Öğretim üyelerimiz ancak kendi bölümlerinin alanından yapılmış Erasmus anlaşmalarına başvurabilirler.

• Tercih edilen yükseköğretim kurum(ları) ile son başvuru tarihi olan 20 Ocak 2023 tarihinden önce iletişim kurulmuş ve ön kabul alınmış olması beklenmektedir.

• Ön kabul almayan adaylar secim surecinde değerlendirmeye alınmayacaktır. İlgili ön kabulün rektörlük/dekanlık düzeyinde olması şartı aranmamaktadır, faaliyetin gerçekleşeceği akademik bölümden onay alınması yeterlidir.

2. Başvuru Belgeleri:

• Tercih edilen üniversiteden ön kabul mektubu/mesajı 

• Online başvuru formu, tüm başvuru ve sonuç işlemleri E-Devlet Kariyer Kapısı platformu üzerinden (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/) yürütülecektir. Adayların bu platform üzerinden başvurularını tamamlamaları ve başvuru belgelerini de bu platforma yüklemeleri gerekmektedir. Başvuru platformu 20.12.2022 tarihinde açılacak ve 20.01.2023 tarihinde saat 23:59'da kapanacaktır. Başvuru formuna ilişkin rehber ekte görülebilir.

3. Seçim Kriterleri

Erasmus+ KA103 Personel Ders Verme Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterlerine buradan ulaşılabilir.

4. Personel Ders Verme Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel ders verme hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 iş günü ve en fazla 5 gün olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte, faaliyetin geçerli bir faaliyet olarak değerlendirilebilmesi için en az 8 ders saati ders verilmesi zorunludur. Personel ders verme hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği ve/veya vermesi gerekenden daha az saat ders verdiğinin görüldüğü durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken maksimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe hibe sağlanır. Ancak seyahat günü hibesinin sağlanabilmesi için seyahat gününün faaliyet süresine dâhil olmaması gerekmektedir.

5. Erasmus+ Hibe Miktarları

Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır.

 

Ülke Grupları	Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler	Günlük hibe miktarları (Avro)
1. Grup Program Ülkeleri	Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç,	153
2. Grup Program Ülkeleri	Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan,	136
3. Grup Program Ülkeleri	Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Kuzey Makedonya, Letonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya	119

  

Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmelidir. Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

 

Elde edilen “km” değeri	Hibe miktarı (Avro)
10-99 KM arası	23 €
100 - 499 KM arası	180
500 - 1999 KM arası	275
2000 - 2999 KM arası	360
3000 - 3999 KM arası	530
4000 - 7999 KM arası	820
8000 KM ve üzeri	1500

 

 

6. Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu 

Personel istediği ve kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

7. Engelli katılımcılar için ek hibe desteği

Engelli katılımcıların Erasmus programına katılmaları durumunda oluşabilecek ek ihtiyaçları için ek hibe desteği almaları mümkün olabilir. Seçim süreci sonunda yerleşen engelli katılımcıların ek masrafları için Ulusal Ajans’a başvuru yapılmakta ve uygun görülen masraflar ek hibe desteği ile sağlanmakatdır.

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İş Birlikleri Ofisi'ne ulaşabilirsiniz:

 

Eray Canlar (+90 312 210 7070 ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177 nurtemur@metu.edu.tr)

 

**An English version follows below.

 

Değerli ODTÜ Mensupları,

Erasmus+ KA103 Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru dönemi 20/12/2022 – 20/01/2023 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir.

Bu proje kapsamında 10 personelimize hibe tahsis edilmesi planlanmaktadır.

Hareketliliğin gerçekleştirilebileceği son tarih 31.05.2023'tür.

Personel eğitim alma hareketliliği Türkiye’de ECHE* sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanıdır.

Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür. Bu faaliyette personelin mevcut kurum ve biriminde verdiği hizmetlerin kalitesini attırması, iyi uygulama örneklerini kurumuna ve birimine aktarması ve bu yönde bir tecrübe edinmesi amaçlanmaktadır. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında desteklenememektedir.

Erasmus+ KA103 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında gidilecek kurum ile ODTÜ arasında Erasmus+ anlaşmasının bulunması şartı aranmamaktadır. Ancak gidilen kurumun niteliği ve personelin ODTÜ’deki görevine yapacağı katkı son derece önemlidir. Üniversite dışındaki kurumlardan alınacak kabul mektupları Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından bu açıdan incelenecektir. Eğitim almak üzere gidilecek işletme yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir.

Anlaşmalı bir üniversiteye gidilmek istenmesi durumunda, personel hareketliliğine yönelik üniversitemizin mevcut anlaşma listesine aşağıdaki linkten ulaşılabilir:

https://ico.metu.edu.tr/erasmus-eu-agreements-0

Avrupa’daki üniversiteler Erasmus+ KA103 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında kabul edecekleri personel için haftalık özel programlar düzenleyebilmektedirler. Bu programlar Üniversitenin çeşitli birimlerinde çalışan personele açık olabilmektedir. Ofisimize iletilen Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği ilanlarına aşağıdaki linkten ulaşılabilir. Erasmus+ KA103 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında aşağıda ilan edilen ve benzeri programlara katılınması önerilmektedir.

https://ico.metu.edu.tr/training-mobility-4

http://staffmobility.eu/staff-week-search

1. Başvuru Koşulları (Asgari Şartlar):

● Adayların başvuru sırasında ODTU mensubu ve fiilen görev yapıyor olmaları gerekmektedir.

● ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı tarafından ODTÜ'de "üniversite personeli" olarak tanımlanan Üniversitemiz bünyesindeki tüm personel “eğitim alma hareketliliği” programına başvuru yapabilir.

● Adayların başvuru sırasında yeterli yabancı dil bilgisine sahip olduğunu (minimum koşullar: YDS ve YÖKDİL C Seviye, ODTÜ İYS 59.5, IELTS 6.0, TOEFL IBT 75) belgelemeleri gerekmektedir. Yabancı dille eğitim yapan bir üniversiteden lisans veya yüksek lisans diploması almış olan mensuplarımızın ilgili diploma örneğini sunmaları yeterlidir. ODTÜ Yabancı Diller Yüksekokulu (YDYO) tarafından idari personele yönelik düzenlenen İngilizce kurslarının “advanced” seviyesindeki kurunun tamamladığına dair onaylı sertifika da kabul edilmektedir.   

● Tercih edilen kurum(lar) ile son başvuru tarihi olan 20 Ocak 2023 tarihinden önce iletişim kurulmuş ve e-posta aracılığıyla da olsa ön kabul alınmış olması beklenmektedir.

● Ön kabul almayan adaylar seçim sürecinde değerlendirmeye alınmayacaktır. Eğitim alma faaliyeti için yükseköğretim kurumuna gitmek isteyen mensuplarımız için ilgili ön kabulün rektörlük/dekanlık düzeyinde olması şartı aranmamaktadır, faaliyetin gerçekleşeceği birimden onay alınması yeterlidir.

 

2. Başvuru Belgeleri:

● Online başvuru formu, tüm başvuru ve sonuç işlemleri E-Devlet Kariyer Kapısı platformu üzerinden (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/) 20.12.2022–20.01.2023 tarihleri arasında yürütülecektir. Adayların bu platform üzerinden başvurularını tamamlamaları ve başvuru belgelerini de bu platforma yüklemeleri gerekmektedir. Başvuru platformu 20.01.2023 tarihinde saat 23:59'da kapanacaktır.

●       

Başvuru formuna ilişkin rehber ekte görülebilir.

●       

Tercih edilen üniversiteden ön kabul mektubu/mesajı (Kabul Mektubu Taslağı)

●       

Yabancı dil bilgisine ait belge (başvuru sırasında yüklenmelidir)

 

3. Seçim Kriterleri

Erasmus+ KA103 Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterleri ekte görülebilir.

Ulusal Ajans Uygulama El Kitabı’na göre Eğitim Alma Faaliyetinde “idari personel önceliklendirilir.” Söz konusu uygulamaya istinaden; ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı tarafından “idari personel” kategorisinde tanımlanan personel ile Üniversitemiz uygulamalı birimlerinde çalışan ve söz konusu birimlerde iş yükü ağırlığı idari işler olan Araştırma Görevlileri ve 7100 sayılı yasa ile istihdam edilmiş Öğretim Görevlileri, Erasmus+ programları kapsamında yalnızca Eğitim Alma Faaliyetine başvuru hakkı bulunan ve bu sebeple öncelik puanı verilecek aday gruplarıdır.

Erasmus+ programları kapsamında “Eğitim Alma Faaliyeti” dışında başka hareketlilik programına başvuru hakkı olan (örn. ders verme, öğrenci öğrenim/staj, kısa doktora hareketliliği) personele, bu hakkı ve olanağı bulunmayan personel gruplarına göre fırsat eşitliği yaratmak üzere, ODTÜ Değişim Programları Seçim Komitesi kararına istinaden, öncelik puanı verilmeyecektir. Yerleştirme puanlarının yetmesi ve uygun hibe ve kota kalması durumlarında öncelik puanı verilmeyen diğer personellerin de yerleştirilmeleri yapılabilecek ve bu adaylar da Personel Eğitim Alma Faaliyeti’nden diğer gruplar gibi yararlanabilecektir. 

Üniversitemiz bünyesinde akademik birimlerde Yükseköğretim Kanunun 33. maddesine istinaden istihdam edilmiş araştırma görevlileri ile 7100 sayılı yasa ile istihdam edilen öğretim görevlileri de öncelik puanından uygunluk durumlarına bağlı olarak yararlanabileceklerdir.  Bu grupta yer alan kişilerin, başvurularında bağlı bulundukları akademik birim bünyesinde yükümlülüklerinin çoğunluğunun idari işler olduğunu beyan etmeleri gerekmektedir. Bu beyanları Rektörlük Uluslararası İş Birlikleri Ofisi (UİO) tarafından ilgili akademik birimler nezdinde kontrol edilerek Üniversite Değişim Programları Komitesi’nin onayı için raporlanacaktır. Uygunluk kontrolleri sırasında, UİO ilgili adaydan durumunu kanıtlayıcı ek bilgi ve belgeler isteyebilecektir.  Akademik birimlerde yükümlülüklerinin çoğunluğunun idari işler olduğu uygunluğu tespit edilen bu gruptaki adaylara Üniversite Değişim Programları Komitesi’nce öncelik puanı verilebilecektir.

4. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgarî ve Azamî Süreler

Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 iş günü ve en fazla 5 gün olarak belirlenmiştir. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken maksimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe hibe sağlanır. Ancak seyahat günü hibesinin sağlanabilmesi için seyahat gününün faaliyet süresine dâhil olmaması gerekmektedir.

Eğitim alma faaliyeti 31.05.2023 tarihlerine kadar gerçekleşmelidir.

5. Erasmus+ Hibe Miktarları

Gidilen Ülkelere Göre Günlük Hibe Miktarları

Personel hareketliliğinden faydalanacak personele verilecek olan gündelik miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanır.

 

 

 

Ülke Grupları	Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler	Günlük hibe miktarları (Avro)
1. Grup Program Ülkeleri	Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç,	153
2. Grup Program Ülkeleri	Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan,	136
3. Grup Program Ülkeleri	Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Kuzey Makedonya, Letonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Sırbistan, Slovakya, Slovenya	119

 

 

Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı

Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmelidir. Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.

Elde edilen “km” değeri	Hibe miktarı (Avro)
10-99 KM arası	23 €
100 - 499 KM arası	180
500 - 1999 KM arası	275
2000 - 2999 KM arası	360
3000 - 3999 KM arası	530
4000 - 7999 KM arası	820
8000 KM ve üzeri	1500

 

Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır. Başvuru formları, Merkezin internet sitesinde, [https://goo.gl/srJwkS] yayımlanmaktadır.

6. Hibesiz (“0” Hibeli) Personel Olma Durumu

Personel istediği ve kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılabilir. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.

Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İş Birlikleri Ofisi'ne ulaşabilirsiniz:

 

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

 

*Bir yükseköğretim kurumu, Erasmus+ Hareketlilik hibelerine başvurmak için ECHE (Erasmus Beyannamesi) sahibi olmak zorundadır. ECHE, bir yükseköğretim kurumunun Erasmus+ Programı’na katılmak için başvururken ve bu programı uygularken uymak zorunda olduğu temel ilkeleri ve minimum gereklilikleri belirler.

……………………………………………

Dear METU staff members,

Erasmus+ Staff Training Mobility applications will be open between 20/12/2022-20/01/2023. Within the scope of this project, it is planned to allocate Erasmus grants to 10 METU personnel.

The very last date on which the mobility can be conducted is 31.05.2023.

Erasmus staff training mobility is the field of activity that allows the staff employed in an ECHE holding higher education institution in Turkey to receive training in one of the program countries. Within the scope of this activity, it is possible for the beneficiary to receive various trainings (such as on-the-job trainings, observations etc.) in order to improve their skills in the subjects related to their current employment. The aim is to increase the quality of the services provided by the personnel in the current institution / unit, to transfer good practice examples to their institution, and to gain related experience in their respective fields. Attendance to conferences cannot be supported within this mobility activity.

Within the scope of Erasmus+ KA103 Staff Training Mobility, there is no requirement to have an Erasmus+ agreement between the institution to be visited and METU. However, the quality of the institution and the contribution to the staff’s duties at METU are important. Acceptance letters from institutions different from universities will be examined by the International Cooperation Office. The suitable institutions can be education centers, research centers, higher education institutions or any other institution that fits the definition of the training.

In case a university with an interinstitutional agreement is preferred, the current list of agreements of our university for personnel mobility can be accessed from the link below:

https://ico.metu.edu.tr/erasmus-eu-agreements-0

For Erasmus+ Staff Training mobility, the universities organize international staff weeks. It is highly advised to prefer international staff weeks to conduct Erasmus+ Staff Training mobilities:

https://ico.metu.edu.tr/training-mobility-4

http://staffmobility.eu/staff-week-search

 

1-   Application Requirements:

·    Candidates must be a METU member and actively working at the time of application.

·    All personnel of our university, defined as "university personnel" in METU by the METU Personnel Department, can apply for the “training mobility” program.

·   Candidates must certify that they have sufficient foreign language knowledge (minimum: YDS and YÖKDİL C Level, METU EPE 59.5, IELTS 6.0, TOEFL IBT 75) at the time of application. It is sufficient for those who have received a bachelor's or master's degree, from a university where a medium of teaching is English, to submit a copy of the relevant diploma.

·    It is mandatory that the institution, where the training will take place, will be contacted before the application deadline, 20 January 2023, and pre-approval has been received, albeit via e-mail.

 

2-     Application Documents:

 ·   Online application form, all applications will be carried out on the E-Government Career Gate platform  ( https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/ ) between 20.12.2022 and 20.01.2023. Candidates must complete their applications through this platform and upload their application documents to this platform. The application platform will close on 20.01.2023 at 23:59.

·    Application Guide can be found here.

·    Pre-admission letter/message from the preferred university (Draft Acceptance Letter)

·   English document (must be uploaded at the time of application).

 

3-    Selection Criteria:

 The selection criteria used in Erasmus+ KA103 Personnel Mobility for Training applications can be seen here.

The personnel groups that will be given priority points are as follows: Those defined in the "administrative personnel" category by the Personnel Department, research assistants working in the administrative units of our university and lecturers employed under the law 7100. However, personnel who have the right to apply for a mobility program in addition to training mobility (those within the academic department with the titles Assist. Prof.Dr., Assoc. Prof. Dr. Prof. Dr. and Lecturers as well as Research Assistants who work within academic departments for the continuation of academic duties.) will not receive priority points.

Research assistants employed in academic units of our university pursuant to Article 33 of the Higher Education Law and lecturers employed by law no. 7100 will also be able to benefit from priority points depending on their eligibility by providing additional proof documents to International Cooperations Office.

 

4-   Minimum and Maximum Periods of Mobility:

The activity period for staff training mobility is determined as minimum 2 working days and maximum 5 days excluding travel. In staff training mobility, in cases where the beneficiary performs activity for less than 2 days in the certificate of participation, the activity is considered invalid and no grant payment is made to the beneficiary. While calculating the grant, a grant is provided for 2 days of travel in addition to a maximum of 5 days of activity. However, in order for the travel day grant to be granted, the travel day must not be included in the activity period.

Training activity should take place until 31.05.2023.

 

Erasmus Grant Amounts

Groups	Countries	Daily Grant (Euro)
1. Group	United Kingdom, Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway	153
2.  Group	Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece	136
3.  Group	Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia	119

 

 

Travel Support Amount by Distance

Obtained “km” Value	Grant Amount (Euro)
10-99 KM	23 €
100 - 499 KM	180
500 - 1999 KM	275
2000 - 2999 KM	360
3000 - 3999 KM	530
4000 - 7999 KM	820
8000 KM and above	1500

 

 

The amount of travel support to be paid to the personnel benefiting from the personnel mobility activity should be calculated using the "Distance Calculator". The distance calculator is available at the link below:

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm

Beneficiaries with disabilities participating in the Erasmus+ Program can be given additional grants to assist their special needs in addition to the standard grants they receive. In order to be able to give more grants to disabled students and staff, an additional grant request from the Center should be requested by the beneficiary higher education institution. Additional grant requests can be made within the contract period, but in any case, up to 60 days before the end of the contract. The Center evaluates each application individually; It decides whether an additional grant can be given and, if so, the appropriate amount of grant. Application forms are published on the Center's website [https://goo.gl/srJwkS].

6. Zero Grant Possibility:

Personnel can participate in the activity without receiving a grant if they want and have the approval of the institution/unit manager. The difference of the non-grant personnel is that the personnel are not included in the budget calculations and no payment is made to them. Failure to receive a grant is not a reason for staff not to be included in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.

For questions about the program, you can contact the International Cooperations Office:

Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)

Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)

 

*A higher education institution must have an ECHE (Erasmus Declaration) to apply for Erasmus+ Mobility grants. ECHE determines the basic principles and minimum requirements that a higher education institution has to comply with when applying to participate in the Erasmus+ Program and applying this program.

Please note that this application is NOT for Erasmus+ with/without European Countries. Overseas Exchange is a non-granted program (without scholarship) conducted within the framework of bilateral agreements among the universities and it is different from Erasmus+ Programs.

Selection results for Overseas Exchange Program Outgoing Student Applications for 2023-2024 Academic Year can be found HERE and the link below: 

https://sonuc-aciklama.metu.edu.tr/index.php?result_no=670

 

Placed: Students who were placed at a university

Not Placed: Students who were not able to be placed at a university due to quota restraints. These students WILL NOT have the chance to be placed at a university if students on the main list withdraw from the program. (i.e. there will be no second placement) because of the deadlines of partner universities.

                                                                                                                                                                  

*** Please read the attached info sheet and the information below carefully. ***

 

1) PROCEDURES AFTER SELECTION:

Students who have been placed to a university are required to contact as respond to the e-mail sent by International Cooperations Office (ICO) until 20 January 2023: Yasin Altun (yaltun@metu.edu.tr), and indicate their semester preference (FALL or SPRING).

Students who decide to withdraw from the program are required to contact ICO until 27 January 2023, 12.00 am (noon time). Students who withdraw from the program without a force major reason after 27 January will lose 10 points in their future Overseas Exchange applications at the same study cycle (academic level).

Selected students will be able to get detailed information for the Overseas Exchange process in their advisor meeting which will be organized on 23 December 2022, Friday (10.00-11.30) via ZOOM. As it will not be possible for advisors to explain the whole process to each student individually, it is compulsory to attend this meeting.

Meeting link:

https://zoom.us/j/91244015177?pwd=UURuU3JERHpxK2c4SXFNU2FpWkp4Zz09

Toplantı Kimliği / Meeting ID: 

912 4401 5177

Parola / Password: 

908558

2) SELECTION CRITERIA:

Students’ semester, department, overall grade and agreement quotas as well as academic assessment of the departments have been taken into consideration during the selection process.

According to program regulations, 50% of CGPA and 50% of the English language test score are taken into account in selecting prospective Erasmus students. 

Besides, before calculating the 50% of the CGPA, a coefficient is applied on the CGPA according to the applicants' department and semester information as below:

Student CGPA: 3.15

CGPA of the related department's students in the same semester with the applicant: 2.89

Ratio: 3.15/2.89 = 1.09

25*+1.09=26.09

Overall Erasmus application score: 3.15x26.09 = 82.18

*the convergent factor to calculate 50% of the CGPA = 25

 

In addition:

-  10 points were added to the Overall Score of the students with disabilities.

-  10 points were deduced from the Overall Score of those students who have participated in any of the Erasmus programs in the same study cycle (10 points deduced per each participation).

-  15 points were added to the overall score of the students who are the children of martyries and veterans.

-  10 points were decreased from the overall score of the students if they withdraw from the previous Overseas Exchange program after the announced deadline. 

-  10 points were added to the overall score of the students who have been under protection by 2828 Social Services Law.

 

3) IMPORTANT NOTES:

1) At the beginning of your Overseas Exchange program, you are expected to take 30 ECTS of 5 courses*. If the students cannot pass at least 20 ECTS credits out of 30, they may be required to pay the tuition fee, from which they had received the exemption.

If partner university’s credits are systematically low (2-3 ECTS) for all courses or if the partner university does not use ECTS credits, ECTS course weights are evaluated on a number of courses basis (5 courses).

**Students who cannot satisfy 20 ECTS course load with 5 courses are required to pass 3/5 of the courses taken

2) Those MS and PhD students who completed their course load and in the thesis period can also apply as their thesis satisfies the ECTS requirement. However, those students should find a proper thesis advisor at the host institution and get approval from their thesis advisor at METU before the exchange period.

3) The courses completed successfully in the host university must be transferred into METU after a return. Make sure that 30 ECTS courses will be recognized by your departments upon successful completion.

4) After the announcement of the results, selected candidates will apply for the partner universities with the guidance of the ICO advisor. Please note that partner universities may have additional requirements (like minimum CGPA, language document etc.). Partner universities reserve the right to deny the application of nominees that do not meet their requirements. Therefore, placement by METU does not guarantee your acceptance from the partner university due to their CGPA, language, department, etc. restrictions.

Host universities can demand student transcripts in order to track students’ academic status and success, and this can affect the acceptance process.

Partner universities may require a language proficiency exam grade document for your language of education (TOEFL, IELTS, etc.). It is not possible for the student to study in a university if they cannot meet the language requirement of the said university. Since language proficiency requirements differ among universities, it is necessary to check the university’s website for the language requirements before application and to make sure the language requirements can be fulfilled/documented before the deadline.

Agreements within the framework of the Overseas Exchange Program are generally established as “all departments”. This means that all students can apply, and no one is given priority over the others unless stated otherwise in the “Restrictions” section of the agreement list in the announcement. However, before applying for those universities, please make sure that there is a department (or at least courses) at the partner university corresponding to your department and level at METU. The fact that you are given the chance to apply for such universities does not guarantee that the university accepts you. The applicants are required to check the conditions of the partner universities (i.e. medium of instruction, language requirement, academic calendar, accommodation opportunities etc.) before submitting their applications. 

Please bear in mind that there will be no second placement and it is not possible to change the placed Universities because of the deadlines of partner universities.

 

4) GRANT & EXPENSES:

Overseas Exchange Program is a non-granted (without scholarship) program. Students are responsible for all living, accommodation and personal expenses while at the host institution.

Within the framework of Overseas Exchange Program, selected students are exempt from paying tuition fees to the partner universities (except a few universities like USA/IIT and Israel/Ben Gurion University).

But exchange students must pay their regular tuition fee to METU for each semester spent at the exchange program. This is supposed to be paid at the beginning of the academic semester.

 

5) OBJECTION TO SELECTION RESULTS:

Applicants who would like to object to the selection results made according to the above criteria must apply to ICO with a written petition until January 20, 2023. The written applications will be evaluated by the University Exchange Programs Commission.