Announcement Date: 01/09/2023
Updated: 18/09/2023
An English version of the announcement is provided below.
Değerli ODTÜ Mensupları,
Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvuru dönemi 15.09.2023 – 30.10.2023 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir.
Bu proje kapsamında 20 personelimize (17 Avrupaiçi hareketlilik için, 3 İngiltere ve İsviçre hareketliliği için) hibe tahsis edilmesi planlanmaktadır.
Hareketliliğin gerçekleştirilebileceği son tarih 15 Eylül 2024.
Personel eğitim alma hareketliliği Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanıdır.
Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür. Bu faaliyette personelin mevcut kurum ve biriminde verdiği hizmetlerin kalitesini attırması, iyi uygulama örneklerini kurumuna ve birimine aktarması ve bu yönde bir tecrübe edinmesi amaçlanmaktadır. Konferans katılımları ise faaliyet kapsamında desteklenememektedir.
Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında gidilecek kurum ile ODTÜ arasında Erasmus+ anlaşmasının bulunması şartı aranmamaktadır. Ancak gidilen kurumun niteliği ve personelin ODTÜ’deki görevine yapacağı katkı son derece önemlidir. Üniversite dışındaki kurumlardan alınacak kabul mektupları Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından bu açıdan incelenecektir. Eğitim almak üzere gidilecek işletme yurtdışında bir eğitim merkezi, araştırma merkezi, yükseköğretim kurumu ya da işletme tanımına uyan diğer bir kuruluş olabilir.
Anlaşmalı bir üniversiteye gidilmek istenmesi durumunda, personel hareketliliğine yönelik üniversitemizin mevcut anlaşma listesi aşağı sunulmaktadır.
https://ico.metu.edu.tr/teaching-mobility-3
Avrupa’daki üniversiteler Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında kabul edecekleri personel için haftalık özel programlar düzenleyebilmektedirler. Bu programlar Üniversitenin çeşitli birimlerinde çalışan personele açık olabilmektedir. Ofisimize iletilen Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği ilanlarına aşağıdaki linkten ulaşılabilir. Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında aşağıda ilan edilen ve benzeri programlara katılınması önerilmektedir.
https://ico.metu.edu.tr/training-mobility-4
http://staffmobility.eu/staff-week-search
1. Başvuru Koşulları
§
ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı tarafından ODTÜ'de "üniversite personeli" olarak tanımlanan Üniversitemiz bünyesindeki tüm personel “Eğitim Alma Hareketliliği” programına başvuru yapabilir.
§
Adayların başvuru sırasında ODTU mensubu ve fiilen görev yapıyor olmaları gerekmektedir.
§
Tercih edilen kurum(lar) ile son başvuru tarihi olan 30 Ekim 2023 tarihinden önce iletişim kurulmuş ve kabul mektuplarının veya ön kabul e-maillerinin alınmış olması beklenmektedir. Başvuru süresi içerisinde antetli, kaşeli ve imzalı kabul mektubu alamayan personelimiz, ön kabul niteliği taşıyan resmi e-posta yazışmalarını başvuru dönemi içerisinde başvuru sistemine kabul belgesi olarak sunabilirler. Fakat ön kabul ile başvuruda bulunan personelin, başvuru son tarihinden itibaren 1 ay içerisinde ilgili kurumdan antetli, kaşeli ve imzalı kabul mektubu almaları gerekmektedir. Kabul mektupları ve ön kabullerin taşıması gereken asgari şartları içeren örnek metinler aşağıda sunulmuştur; bu asgari şartları taşımayan ön kabuller ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir. İlgili ön kabulün karşı kurumlarda rektörlük/dekanlık düzeyinde olması şartı aranmamaktadır, faaliyetin gerçekleşeceği birimden onay alınması yeterlidir. Karşı kurumların kendi davet mektubu formatlarını kullanmaları da mümkündür.
2. Başvuru Belgeleri
1) Online başvuru formu; tüm başvuru ve sonuç işlemleri E-Devlet Kariyer Kapısı platformu üzerinden (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/) yürütülecektir. Adayların bu platform üzerinden başvurularını tamamlamaları ve başvuru belgelerini de bu platforma yüklemeleri gerekmektedir. Başvuru platformu 15 Eylül-30 Ekim tarihleri arasında açık olacak ve 30 Ekim, 2023 tarihinde saat 17:00’da kapanacaktır. İlgili tarih ve saatten sonra gelen başvurular değerlendirmeye alınmayacaktır.
Başvuru formuna ilişkin rehber ekte görülebilir.
2) Tercih edilen kurumlardan alınan onaylı ön kabul mektubu/mesajı (başvuru sistemine yüklenmesi gerekmektedir).
3) Yabancı Dil Belgesi: Seçim kriterleri belgesinde de görülebileceği üzere adaylara, başvuru sırasında yeterli yabancı dil bilgisine sahip olduğunu (minimum koşullar: YDS ve YÖKDİL C Seviye, ODTÜ İYS 59.5, IELTS 6.0, TOEFL IBT 75) belgelemeleri halinde, ek puan verilecektir. Söz konusu ek puanı alabilmek için yukarıda belirtilen sınav sonuç belgelerine ek olarak, %100 İngilizce dilde eğitim yapan bir üniversiteden lisans veya lisansüstü diploması almış olan mensuplarımız için ilgili diploma örneğini sunmaları da yeterli olacaktır. ODTÜ Yabancı Diller Yüksekokulu (YDYO) tarafından idari personele yönelik düzenlenen İngilizce kurslarının “advanced” seviyesindeki kurunun tamamladığına dair onaylı sertifika da kabul edilmektedir. Yabancı dil belgelerinin son başvuru tarihine (30 Ekim, 2023) kadar sisteme yüklenmesi gerekmektedir; başvuru dönemi içinde başvuru sistemine yabancı dil belgesi yüklememiş adaylara artı puan verilemeyecektir.
3. Seçim Kriterleri
Erasmus+ KA131 Personel Eğitim Alma Hareketliliği başvurularında kullanılan seçim kriterleri ekte görülebilir.
Ulusal Ajans Uygulama El Kitabı’na göre Eğitim Alma Faaliyetinde “idari personel önceliklendirilir.” Söz konusu uygulamaya istinaden; ODTÜ Personel Dairesi Başkanlığı tarafından alınan veriye göre idari kadrosu bulunan (görev birimi ve iş tanımından bağımsız olarak kadro itibariyle) tüm personel, öncelik puanı verilecek aday grubudur.
Yerleştirme puanlarının yetmesi ve uygun hibe ve kota kalması durumlarında öncelik puanı verilmeyen diğer personellerin de yerleştirilmeleri yapılabilecek ve bu adaylar da Personel Eğitim Alma Faaliyeti’nden diğer gruplar gibi yararlanabilecektir.
4. Personel Eğitim Alma Hareketliliği için Asgari ve Azami Süreler
Personel eğitim alma hareketliliği için faaliyet süresi, seyahat hariç en az 2 ve en fazla 5 iş günü olmalıdır. Personel eğitim alma hareketliliğinde, katılım sertifikasında yararlanıcının 2 günden az süre ile faaliyet gerçekleştirdiği durumlarda, faaliyet geçersiz kabul edilir ve yararlanıcıya herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz. Hibe hesaplamaları yapılırken minimum 5 günlük faaliyet süresine ek olarak 2 gün de seyahat gününe bireysel hibe sağlanır. Ancak seyahat günleri adına bireysel hibe ödemesi yapılabilmesi için seyahat günlerinin, eğitim alma faaliyetinin gerçekleştiği günlerden farklı günlerde gerçekleşmesi gerekmektedir.
Eğitim alma faaliyetinin, bir sonraki başvuru dönemi olan 15 Eylül, 2024 tarihine kadar gerçekleşmesi gerekmektedir.
5. Erasmus+ Hibe Miktarları
5. 1. Erasmus+ Günlük Hibe Miktarları
|
Groups |
Countries |
Daily Grant (Euro) |
|
1. Group |
Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, UK*, Switzerland* |
162 |
|
2. Group |
Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece |
144 |
|
3. Group |
Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia |
126
|
* İngiltere ve İsviçre'ye yapılacak hareketlilkler için hibeli grup içerisinden 3 kişilik kontenjan ayrılacaktır. Başvurularında İngiltere veya İsviçre'de bulunan bir yükseköğretim kurumunu tercih eden personellimiz toplam puanlarına göre hibe için kendi aralarında sıralanacaktır.
5.2. Mesafeye Göre Seyahat Desteği Tutarı
Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanan personeline ödenecek seyahat gideri miktarı “Mesafe Hesaplayıcı” kullanılarak hesap edilmektedir.
Seyahat desteği çift yönlü bilet ücretinden bağımsız olarak, sabit ve tek seferlik verilmektedir. Gidiş-dönüş bilet ücreti toplam seyahat desteğinden fazla olursa ek seyahat desteği verilemeyecek, az olursa da kalan meblağ geri istenmeyecektir.
Mesafe hesaplayıcısına aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilmektedir:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
Mesafe hesaplayıcısı aracılığı ile personelin yerleşik olduğu yerden, faaliyet yerine kadar olan 2 nokta arasının km değeri tespit edilmeli ve aşağıdaki tablo kullanılarak seyahat hibesi hesaplanmalıdır. Mesafe hesaplayıcıda çıkan kilometrenin aşağıdaki tablodaki hibe karşılığı gidiş-dönüş rakamı olup, söz konusu miktar ikiyle çarpılmaz. Personelin aktarmalı olarak seyahat etmesi, yukarıda belirtilen mesafe hesaplaması ile varılan mesafeyi etkilemez.
|
Elde edilen “km” değeri |
Seyahat Desteği Miktarı (€) |
Yeşil Seyahat Desteği Miktarı (€) |
|
10-99 km |
23 |
|
|
100-499 km |
180 |
210 |
|
500-1999 km |
275 |
320 |
|
2000-2999 km |
360 |
410 |
|
3000-3999 km |
530 |
610 |
|
4000-7999 km |
820 |
|
|
+8000 km |
1.500 |
|
Yeşil Seyahat
Personelin her iki yönde de sürdürülebilir ulaşım araçlarını tercih etmesi durumunda (örneğin demiryolu, deniz taşımacılığı, diğer Erasmus+ programı yararlanıcılarıyla araç paylaşımı veya otobüs kullanımı), mesafeye dayalı seyahat hibesi, yeşil seyahat olarak kabul edilir. Hibe miktarı tablonun ilgili kısmına göre hesaplanır. Personelin yeşil seyahat kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği ilgili seyahat belgelerinin Uluslararası İşbirliği Ofisine iletilmesi ve Türkiye Ulusal Ajansı’nın değerlendirilmesi ile belirlenmektedir.
6. Hibesiz Yararlanma Durumu
İdari personelin kurum/birim yönetici onayı olduğu takdirde hibe almaksızın faaliyete katılması mümkündür. Hibesiz personelin farkı, personelin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine hiçbir ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması personelin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir. Faaliyetten hibesiz faydalanılabilmesi için de başvuru yapılması ve başvurunun diğer başvurularla beraber değerlendirmeye tabi tutulması gerekmektedir.
7. Engelli Yararlanıcılar için Ek Hibe Desteği
Erasmus+ Programına katılan engelli yararlanıcılara aldıkları standart hibelerine ek olarak özel ihtiyaçlarına yardımcı olmak üzere ilave hibe verilebilmektedir. Engelli öğrenci ve personele fazla hibe verilebilmesi için yararlanıcı yükseköğretim kurumu tarafından Merkezden ilave hibe talebinde bulunulması gerekmektedir. İlave hibe talebi sözleşme dönemi içerisinde, ama her hal ve durumda sözleşme bitiş tarihinden 60 gün öncesine kadar yapılabilir. Merkez her bir başvuruyu özel olarak değerlendirir; ilave hibe verilip verilemeyeceğini, verilebilecekse uygun hibe miktarını kararlaştırır. Başvuru formları, Merkezin internet sitesinde, [https://goo.gl/srJwkS] yayımlanmaktadır.
Uluslararası İş Birlikleri Ofisi tarafından, Erasmus+ Personel Hareketliliği Faaliyetleri ve mevcut başvuru süreçleri ile ilgili 5 Ekim, 2023 Perşembe günü 14:00-15:00 saatleri arasında çevrimiçi bir toplantı düzenlenmiştir. Gerçekleşen çevrimiçi toplantının kayıt linki ve diğer detaylar aşağıda yer almaktadır:
Kayıt linki:
Programla ilgili sorularınız için Uluslararası İşbirliği Ofisi’ne ulaşabilirsiniz:
Eray Canlar, ecanlar@metu.edu.tr; 210 7070
Nur Seda Temur, nurtemur@metu.edu.tr, 210 7177
……………………………………………
Dear METU staff members,
Erasmus+ Staff Training Mobility applications will be open between 15.09.2023-30.10.2023. Within the scope of this project, it is planned to allocate Erasmus grants to 20 METU personnel (17 for European mobility, 3 for UK and Switzerland mobility).
The very last date on which the mobility can be conducted is 15.09.2024.
Erasmus staff training mobility is the field of activity that allows the staff employed in an ECHE holding higher education institution in Turkey to receive training in one of the program countries. Within the scope of this activity, it is possible for the beneficiary to receive various trainings (such as on-the-job trainings, observations etc.) in order to improve their skills in the subjects related to their current employment. The aim is to increase the quality of the services provided by the personnel in the current institution / unit, to transfer good practice examples to their institution, and to gain related experience in their respective fields. Attendance to conferences cannot be supported within this mobility activity.
Within the scope of Erasmus+ KA131 Staff Training Mobility, there is no requirement to have an Erasmus+ agreement between the institution to be visited and METU. However, the quality of the institution and the contribution to the staff’s duties at METU are important. Acceptance letters from institutions different from universities will be examined by the International Cooperation Office. The suitable institutions can be education centers, research centers, higher education institutions or any other institution that fits the definition of the training.
In case a university with an interinstitutional agreement is preferred, the current list of agreements of our university for personnel mobility can be accessed from the link below:
https://ico.metu.edu.tr/erasmus-eu-agreements-0
For Erasmus+ Staff Training mobility, the universities organize international staff weeks. It is highly advised to prefer international staff weeks to conduct Erasmus+ Staff Training mobilities:
https://ico.metu.edu.tr/training-mobility-4
http://staffmobility.eu/staff-week-search
1. Application Requirements
-
Candidates must be a METU member and actively working at the time of application.
-
All personnel of our university, defined as "university personnel" in METU by the METU Personnel Department, can apply for the “training mobility” program.
-
It is mandatory that the institution, where the training will take place, will be contacted before the application deadline 30 October 2023 and either an acceptance letter or a formal pre-acceptance e-mail must be received. Personnel who could not obtain a letter of acceptance with letterhead, stamp and signature within the application period, can submit the official e-mail correspondence, which is accepted as a pre-acceptance, to the application system as an acceptance document within the application period. However, the personnel who apply with pre-acceptance e-mail must obtain a letter of acceptance from the relevant institution with letterhead, stamp and signature within 1 month after the application deadline. Sample texts containing the minimum requirements for acceptance letters and pre-acceptance e-mail are presented below.
APPLICATIONS WHOSE PRE-ACCEPTANCE E-MAIL DOES NOT MEET THESE MINIMUM REQUIREMENTS WILL NOT BE ACCEPTED!
Draft Acceptance Letter (with minimum requirements)
Pre-acceptance E-mail Sample (with minimum requirements)
2. Application Documents
Online application form, all applications will be carried out on the E-Government Career Gate platform (https://erasmusbasvuru.ua.gov.tr/) between 15 September 2023 - 30 October 2023. Candidates must complete their applications through this platform and upload their application documents to this platform. The application platform will close on 30 October at 17:00.
· Application Guide can be found here.
· Acceptance letter or formal pre-acceptance e-mail from the preferred university
· English document: Candidates will be awarded a bonus point if they certify that they have sufficient foreign language knowledge at the time of application (minimum requirements: YDS and YÖKDİL C Level, METU IYS 59.5, IELTS 6.0, TOEFL IBT 75). In addition, to receive this bonus point, it is sufficient for our members who have received a bachelor's or graduate degree from a university that offers 100% English-language education to submit the relevant diploma sample. A certified certificate of completion of the "advanced" level of English courses organized by METU School of Foreign Languages for administrative staff is also accepted. Foreign language certificates must be uploaded to the system by the application deadline (October 30, 2023); no bonus points will be awarded to candidates who have not uploaded a foreign language certificate to the application system within the application period.
3. Selection Criteria
The selection criteria used in Erasmus+ KA131 Personnel Mobility for Training applications can be seen here.
According to the Turkish National Agency Implementation Manual, "administrative staff are prioritized" in the Staff Mobility for Training. According to the data provided by the METU Personnel Department, all staff defined as “administrative” (regardless of their job unit and job description) are the candidate group to be given priority points.
In cases where the candidate’s overall points are sufficient and there are suitable grants and quotas left, the personnel who are not given priority points can also be placed and these candidates will be able to benefit from the Staff Mobility for Training like other groups.
4. Minimum and Maximum Periods of Mobility:
The activity period for staff training mobility is determined as minimum 2 working days and maximum 5 days excluding travel. In staff training mobility, in cases where the beneficiary performs activity for less than 2 days in the certificate of participation, the activity is considered invalid and no grant payment is made to the beneficiary. While calculating the grant, a grant is provided for 2 days of travel in addition to a maximum of 5 days of activity. However, in order for the travel day grant to be paid, the travel day must not be included in the activity period.
Training activity should take place until 15.09.2024
5. Erasmus Grant Amounts
5. 1. Erasmus Grant Amounts
|
Groups |
Countries |
Daily Grant (Euro) |
|
1. Group |
Denmark, Finland, Ireland, Sweden, Iceland, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, UK*, Switzerland* |
162 |
|
2. Group |
Germany, Austria, Belgium, France, Cyprus, Netherlands, Spain, Italy, Malta, Portugal, Greece |
144 |
|
3. Group |
Bulgaria, Czech Republic, Estonia, Croatia, North Macedonia, Latvia, Lithuania, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia |
126
|
*
For mobilities to the UK and Switzerland, a quota of 3 staff will be allocated from the granted group. The staff who prefer a higher education institution in England or Switzerland in their applications will be ranked among themselves for the grant according to their total points.5.2. Travel Support Amount by Distance
The amount of travel support to be paid to the personnel benefiting from the personnel mobility activity should be calculated using the "Distance Calculator". The distance calculator is available at the link below:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
|
Obtained KM |
Grant Amount (Euro) |
Green Travel Grant (Euro)* |
|
10-99 KM |
23 € |
- |
|
100 - 499 KM |
180 € |
210 € |
|
500 - 1999 KM |
275 € |
320 € |
|
2000 - 2999 KM |
360 € |
410 € |
|
3000 - 3999 KM |
530 € |
610 € |
|
4000 - 7999 KM |
820 € |
- |
*Green Travel
In case the staff member prefers sustainable means of transport in both directions (e.g. using railway, maritime transport or bus), the distance-based travel grant is considered as green travel. The grant amount is calculated according to the relevant part of the table. Whether the staff member can be considered within the scope of green travel is determined by the submission of the relevant travel documents to the International Cooperation Office and the evaluation of the Turkish National Agency.
6. Zero Grant Possibility:
Personnel can participate in the activity without receiving a grant if they want and have the approval of the institution/unit manager. The difference of the non-grant personnel is that the personnel are not included in the budget calculations and no payment is made to them. Failure to receive a grant is not a reason for staff not to be included in the selection process. In order to benefit from the activity without a grant, an application must be made and the application must be evaluated together with other applications.
7. Additional Grant Possibility
Beneficiaries with disabilities participating in the Erasmus+ Program can be given additional grants to assist their special needs in addition to the standard grants they receive. In order to be able to give more grants to disabled students and staff, an additional grant request from the Center should be requested by the beneficiary higher education institution. Additional grant requests can be made within the contract period, but in any case, up to 60 days before the end of the contract. The Center evaluates each application individually; It decides whether an additional grant can be given and, if so, the appropriate amount of grant. Application forms are published on the Center's website [https://goo.gl/srJwkS].
An online meeting was held by the International Cooperations Office regarding the Erasmus+ Staff Mobility Programs and current application processes on Thursday, October 5, 2023 between 14:00-15:00. The recording of the meeting is provided below:
Recording link:
Passcode: s1kAW$4t
For questions about the program, you can contact the International Cooperations Office:
Eray Canlar (+90 312 210 7070, ecanlar@metu.edu.tr)
Nur Seda Temur (+90 312 210 7177, nurtemur@metu.edu.tr)
